GERENCIA DE PROCURA Y ADMINISTRACION DE MATERIALES

Autor:

Ing. Alvaro Ramirez Fuentes
Miembro de Número
Según certificado N°002
Comunidad de expertos en logística

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POR DONDE EMPEZAR?

Es muy común, al finalizar sesiones de adiestramiento intensivas, donde se discute prácticas, técnicas, conceptos importantes, o simplemente aspectos básicos para el eficiente desenvolvimiento de cualquier función en las empresas, que se haga una especie de “declaración de propósitos” para aplicar lo aprendido. PROCURA Y ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES, no es una excepción. La mayoría de los participantes desean “Regresar a sus empresas con algo práctico a aplicar” de lo aprendido. De hecho, la mayoría de las promociones relacionadas con talleres o cursos hace tiempo ofrecen “ Ud. aprenderá….” o “al terminar el curso Ud. podrá…” como un extracto del objetivo general de la actividad de adiestramiento, que pretende ser claro y atractivo a cualquier empresa ávida de mejorar su situación actual, cualquiera que esta sea. Para hacer más efectivo el evento, el diseño probablemente contemple una evaluación de entrada y unas primeras acciones de “homogenización” de los asistentes. Tristemente, al finalizar muchos de los eventos, los asistentes reconocen que han aprendido…. “peeeero esto es muy difícil de aplicar en mi empresa”, “mi empresa es diferente y allí no se puede….”, “mi jefe no cree en….” o simplemente: “ esto suena muy interesante, peeero tendríamos que cambiar todo….”

Esta introducción no pretende prepararlo para venderle el “secreto de cómo aprovechar el adiestramiento” o los cursos, empleados en beneficio personal, o de la empresa. Para el autor no son discutibles los beneficios del aprendizaje y en general, del conocimiento.


Hasta aprender como violar la ley es beneficioso, si alguien quiere hacer buenas leyes. Lo pueden comprobar empresas que contratan “violadores de sistemas” (Hackers), para hacer sus sistemas más seguros.

La introducción pretende, para “homogeneizar el comienzo del articulo” apelar a la sensación de impotencia que pudieran haber sentido muchos participantes en eventos de formación, al haber aprendido algo

interesante, y no poder aplicarlo plenamente, o inmediatamente, a mejorar su situación en el trabajo.

Esa sensación de impotencia conocida en los casos de adiestramiento, es, extrapolando, la que a nivel función puede haber sentido el profesional de Procura cuando teniendo idea de cómo a su criterio deberían funcionar algunas cosas en la empresa, no logra que cambien.

De ahí el título: POR DONDE EMPEZAR?

No quiero comprar tantas veces, Quiero reducir inventario, Quiero hacer más expedito el proceso de comprar algo, No quiero que manufactura espere por los materiales, No puedo darme el lujo de parar el proyecto por falta de Material, Porqué cada vez que necesito material no lo tengo?, Porqué los inventarios crecen y crecen? Porqué siempre tengo sobrantes?, No tenemos tiempo, Porqué el contratista no pone todo el material?… estas y muchas otras preguntas similares, pueden sonar familiares para Ud., en la empresa donde trabaja, en la empresa que lo quiere contratar como asesor de Materiales o en su casa, cada vez que piensa en la forma como se maneja la cocina, los elementos de limpieza o la reparación, remodelación o mejora de algún área.

La mayoría de los lectores, especialmente si tienen alguna relación o experiencia con el área de procura, entiende lo difícil que es “adquirir algo” para satisfacer las necesidades de otro.

Como la idea es comunicarme con Ud. en forma práctica, de inmediato le doy la respuesta a la pregunta que titula este escrito: EMPIECE POR SABER, QUE NECESITA. Esta respuesta aplica a la corporación más grande del mundo, al proyecto más ambicioso de la humanidad o al manejo de la cocina de su casa. Simple, verdad? Claro, si en su casa quienes definen qué van a comer son cada uno de los miembros y quien decide qué comprar es otra persona, no se queje si a veces no se puede satisfacer a todos. Si su política es satisfacer a todos, todo el tiempo y sin aviso previo, no se asombre si a veces se descomponen algunos alimentos por no usarlos o la compradora debe ir todos los días a abastecerse. Si su definición de compras es: “quien hace el mandado de comprar”, no se queje si le sobra, si le falta, o si se le dañan algunos

productos. Si su concepto de Compras es que está enmarcado en un proceso mayor de Procura y Administración de Materiales, creo que nos empezamos a entender y Ud. ya sabe que si quiere hacerlo bien, lo primero que necesita hacer es “DEFINIR SUS NECESIDADES”

Hasta aquí, creo haber respondido al compromiso planteado por el título, sin embargo, mi idea no es quedarme solo allí, ya que después de la introducción Ud. me dio la oportunidad de interesarse por el apasionante tema de La Administración de Materiales y su capacidad de sacar adelante un empresa, o quebrarla.

Continuando, suena fácil. El pequeño gran problema es que para hacer las cosas bien, se necesita que esa definición de lo que se necesita, sea el producto de un proceso sistemático de toma de decisiones en la empresa. Seguramente en su casa, la persona encargada, ya sabe automáticamente cómo se define lo que se necesita, cada cuanto se define, cómo se hace el balance de lo que hay disponible, etc. Hasta ayudas venden en las tiendas de hogar para que Ud. sistemáticamente vaya detectando los faltantes en su refrigerador o despensa. La tecnología ya permite que su refrigerador detecte si algo se agotó o cayó por debajo del punto de reabastecimiento. Me imagino que Ud. comprende que aunque se trate de procesamiento de alimentos debe existir algunas diferencias si se trata de su casa, de un hotel, un hospital o un restaurant, pero…. básicamente, el proceso es el mismo, debo decidir “QUÉ VOY A HACER” para poder “DEFINIR QUÉ NECESITO” y lo mejor es que lo haga en forma sistemática. Ud. se imagina la mayor fabricante de automóviles, sin definir sistemáticamente, qué necesita cuanto necesita y para cuando lo necesita? Ud se imagina una empresa petrolera que no sepa y programe cuántos y cuáles pozos va a perforar, y pretenda tener todos los recursos disponibles cuando los necesite? Claro, Ud. me puede decir que en un taller de reparación de motores Ud. no sabe que necesita hasta recibir el trabajo, y mi respuesta es que eso confirma mi planteamiento: solo después de diagnosticar y definir qué reparación va a hacer, puede definirse, Qué se necesita para ese trabajo, así como, cuanto puedo cobrar por el. Ojo, no estoy diciendo definir “Qué Comprar”. Estoy diciendo que se define, “Qué se Necesita”. Qué Comprar, es otra decisión y en el pequeño proceso de análisis de estos escritos, allá llegaremos, si he logrado conservar su interés.

DEFINIR NECESIDADES, dijimos que es el primer paso si quiero tener una sana Administración y Procura de Materiales. También dijimos que no es sencilla esa definición, pero que en todo caso debe ser sistemática para que tengamos opción de tener resultados consistentemente buenos. A esta altura, y al haber dicho que en la administración de Materiales y Procura, el comienzo es DEFINIR LAS NECESIDADES, creo que empieza en Ud. el deseo de que se responda ahora una nueva pregunta lógica, “Y ESO CÓMO SE HACE?” Lamentablemente aquí no puedo tener una respuesta tan clara y directa como la que corresponde a la pregunta que titula el escrito. No existe. No hay una receta para hacer la definición de necesidades. Por eso Ud. ve que hay tantos especialistas asesores o empleados, tan bien pagos y en posiciones tan importantes de las empresas. Tratando de asegurar la competitividad y supervivencia, logrando el suministro confiable, oportuno y a costo competitivo, de los materiales, equipos e insumos, requeridos para cumplir los objetivos y misión de la empresa. Sin embargo, a pesar de no haber una receta, le puedo mencionar algunos aspectos que deben ser tenidos en cuenta si Ud. quiere hacer un buen trabajo que lo lleve a establecer un mecanismo sistemático de “DEFINICIÓN DE NECESIDADES” .

.- No se trata de una actividad. Se trata de un proceso. Normalmente iterativo, no de una sola vía. Requiere información y retroalimentación para llegar a unas necesidades bien definidas y especificadas, que permitan la compra, construcción, contratación, o simplemente la adopción de sustitutos o soluciones alternas.

.- No se trata de un proceso estático con resultados inamovibles en el tiempo. En la medida que se van satisfaciendo las necesidades, en esa medida se reafirman o cambian las necesidades futuras, bien sea en términos de especificaciones (Qué), cantidades (Cuánto) u oportunidad (Cuándo).

.- Es un proceso que debe ser “OFICIAL”, de la empresa. No es un proceso de un departamento, o que solo compete a ciertos niveles de la organización. Involucra diferentes departamentos y posiblemente hasta el nivel más alto de la organización. Para ponerlo simple, de la definición de necesidades depende el presupuesto de gastos e inversiones y la capacidad de generar los ingresos requeridos.

En este momento Ud. ya comprenderá que se trata de un proceso “Técnico Administrativo”, donde probablemente los técnicos/operadores dirán qué se quiere hacer y qué se necesitaría, un análisis puede definir si existen y cuales serian las soluciones logísticas y de mercado a esa necesidad, los administradores dirían si presupuestaria y financieramente son posibles, o si los técnicos deben buscar otra solución y así, en una relación fluida que permita integrando información y visiones, llegar a una especificación final de lo que se requiere. Por tratarse de este intercambio y del impacto que tiene para la empresa es que debe ser sistemático y además, servir de insumo para la preparación y administración del presupuesto.

Ahora me imagino que Ud. entiende por qué no hay recetas y por qué los asesores en esta área deben ser bien pagos. Están asociados a aspectos muy importantes para la supervivencia de la empresa aunque a veces no se perciba.

También creo, y este es un aspecto muy importante, que Ud. percibe que además de técnico administrativo, este es un proceso de un gran contenido en relaciones. Se puede definir un procedimiento de consultas, mediante el cual un departamento envía a otro un memorando solicitándole si “x” o “y” producto se puede hacer, el otro define los componentes, le consultan a Compras si se consiguen, de allí se le envía otro documento a Finanzas para ver cómo encaja con el presupuesto y el flujo de caja y…. así, tal vez interminablemente, seguir en una rueda sin fin hasta que se hace tarde para satisfacer los clientes o participar en el mercado, u obtener ingresos.

Los japoneses en su momento entendieron lo anterior y posteriormente, en forma dolorosa las empresas americanas, al perder mercado, también lo entendieron. No es posible tardar 4 años para introducir un modelo nuevo de vehículo al mercado. Hoy en día se debe hacer en un año o menos. Secreto: Para diseñarlo y DEFINIR LAS NECESIDADES asociadas y prepararse para satisfacerlas, desde el comienzo se reúnen todos los actores, incluidos los proveedores, y en un trabajo de equipo, cada quien hace lo que le corresponde para ser exitosos.

Como resumen a este articulo, creo que podemos decir, que Ud. ya sabe por dónde empezar, pero que esto, no es suficiente si quiere ser exitoso ayudando a su empresa a serlo. Debe entender que no es un proceso de Ud. solo. Debe, una vez entendido esto, poder vender a toda su empresa, la necesidad de comprometerse en el proceso aquí descrito, ya que de lo contrario, se puede pagar un precio muy alto. Una de las empresas fabricantes de automóviles más grande del mundo, casi va a la quiebra cuando su presidente, quien así lo dice en su libro, pensó que la solución a sus problemas era contratar el mejor comprador del mundo. Lo trajo de otro continente, lo nombro vicepresidente de compras y El, trabajando solo, sin incluir a los proveedores y otros departamentos, desde su posición de vicepresidente, casi quiebra a la empresa en su empeño en imponer soluciones de una sola vía.

Después, llegaron los japoneses con su trabajo en equipo.

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