domingo, 28 de octubre de 2012

MISIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS

Autor:
Econ. Freddy E. Riera L.
Consultor en Logística de Abastecimiento
Miembro de Número
Según certificado N° 001
Comunidad de Expertos en Logística
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La organización caótica

¿Para qué se crea el Departamento de Compras?
Más frecuentemente de lo esperado, directivos de empresas crean estos departamentos con el único objeto de “COMPRAR”.
Claro, para eso es! Se responderán muchos. Ahora, bien, lo que hemos encontrado en las consultorías y evaluaciones realizadas a empresas de diversos sectores, es que las organizaciones de compras son  establecidas más por la necesidad de resolver las urgencias que del análisis objetivo de procesos con orientación estratégica. También encontramos que las posiciones son cubiertas por personal que ha tenido cierta experiencia en otras empresas y luego son dejados ahí sin más instrucciones que las de “COMPRAR”.

Sorprende que no se establezcan lineamientos claros que permitan al personal realizar una gestión de compras orientada a los objetivos estratégicos de la empresa.
Generalmente nos encontramos que los procedimientos no están escritos y por tanto, a la hora de tomar decisiones es necesaria la intervención del Jefe, quien es el poseedor del criterio y del juicio para la toma de decisiones, situación ésta que lo convierte en “INDISPENSABLE”.
Por otra parte, El Jefe se queja constantemente de la poca iniciativa del personal por aprender ya que él tiene que tomar todas las decisiones.Al mismo tiempo el personal se queja por la escasa confianza en ellos al no delegarles responsabilidades en toma de decisiones.



La principal causa de ello es la inexistencia de propósito, objetivos y fines. Esta carencia de orientación y sentido de dirección imposibilitan la elaboración de manuales de procedimientos. Es el escenario típico de la organización caótica y por tanto conducen irremediablemente a la prestación de un mal servicio, a la desmotivación y a la ausencia de sentido de pertenencia. Otro síntoma presente en estas organizaciones caóticas es la alta rotación de personal, quienes al percatarse de la situación dirigen la mira a otras empresas de la competencia y a la menor oportunidad abandonan hasta por menos sueldo.

A través del Departamento de Compras pasa la porción más importante del presupuesto de desembolsos de la empresa. Por tanto, es necesario que se establezcan claramente los criterios para las especificaciones técnicas de los bienes y servicios, la emisión de requerimientos, la Política de Inventarios, las modalidades de compras, las delegaciones de autoridad financiera, la selección de proveedores, emisión de pedidos, el seguimiento y la satisfacción de los clientes.  
Por lo antes expuesto podemos reconocer la necesidad de establecer claramente una Misión para el Departamento de Compras, la cual puede definirse en los siguientes términos:

Misión de la Gestión de Compras:

“Proveer bienes y servicios requeridos por los clientes  en las mejores condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y costos, de conformidad con las normas y  leyes vigentes

Hoy día, dado el alto nivel de competencia a nivel local, regional y global, se hace necesario incorporar a todos los procesos de la empresa un conjunto de iniciativas adicionales a las actividades normales con el propósito de asegurar la supervivencia de la empresa. Estas actividades adicionales o iniciativas apuntan a la generación de flujo de caja. De esta forma, cada uno de los departamentos de la empresa se fija una meta de ahorros y el Departamento de Compras tiene magníficas oportunidades de lograr aportes significativos a través de la aplicación de varias estrategias que le permitirá dejar de ser solo un Departamento para Comprar y transformase en generador de flujo de caja.

No solo comprar.

Afortunadamente hoy día se cuenta con numerosas iniciativas enmarcadas dentro de lo que se conoce como "Mejores Prácticas"; Producto del ejercicio sistemático de la  "Mejora Continua", consistente en la identificación de problemas y búsqueda de soluciones que produzcan resultados extraordinarios.

Todas estas iniciativas o "Mejores Prácticas" para la Gestión de Compras producen los  siguientes beneficios:
  • Obtener mejores precios unitarios del mercado
  • Obtener menores costes totales para el cliente
  • Mejorar el tiempo de respuesta a clientes
  • Acortar tiempos de entrega por parte de proveedores
  • Mejorar el cumplimiento de entregas por parte de proveedores
  • Optimizar los costes de la gestión de compras
  • Asegurar el cumplimiento de los acuerdos con los clientes y proveedores
  • Obtener ahorros
  • Eliminar el papeleo
  • Incrementar los aportes al flujo de caja
  • Formación de proveedores confiables
  • Ampliación del mercado 
  • Desarrollo de proveedores
  • Mayor satisfacción de clientes
  • Eliminar las ineficiencias de la cadena de abastecimiento
  • Estandarizar los métodos y procedimientos
  • Automatizar los procesos
Así que, comience por dar orientación estratégica a su organización de compras. Establezca políticas y lineamientos claros, así como normas y procedimientos escritos.
Defina responsabilidades y delegaciones de autoridad financiera. Cree su propia cultura Organizacional,  defina metas y establezca un método de compensaciones por logros. Es el momento de cambiar y de convertir a su organización de compras en una gestión de referencia clase mundial.

contacto:
Econ. Freddy Riera
Teléfono: 0414-631.33.71
Maracaibo, Estado Zulia, Venezuela

sábado, 19 de mayo de 2012

MAESTRO DE MATERIALES.VISUALIZACIÓN Y CONCEPTUALIZACIÓN.


Autor:
Gabriel Domingo Irwin A.
Consultor en Logística de Abastecimiento
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Un Maestro de Materiales, debe fundamentarse con base en un sólido sistema de Clasificación y Catalogación, regidos por patrones y estándares internacionales y utilizados por empresas de referencia como la mejor práctica.


¿Qué se entiende por Clasificación? 
Es el proceso mediante el cual la información se organiza de manera lógica y jerárquica (armonizada). Los registros quedan asignados a un grupo o categoría que agrupa en clases los materiales con base en sus características.

Objetivos Específicos de la Clasificación.
Agrupar materiales, servicios, permitir el análisis de gastos en categorías de productos. Búsqueda de materiales con base en categorías.

¿Qué se entiende por Catalogación? 
Se refiere al proceso de identificación individual de bienes y servicios, a través de sus propiedades o atributos específicos.

Objetivo Especifico Describir un material a través de sus atributos, facilitar la comunicación entre compradores y proveedores. Identificación inequívoca del material.

Definir un maestro de materiales muchas veces debe ser acompañada de consultorías especializada para la carga de datos, sobre todo para empresas que poseen sistemas integrados ERP como SAP u Oracle.

Tendencias actuales y mejores prácticas.
En la actualidad dependiendo del sector al cual pertenece la empresa, las tendencias tienden a variar, por ejemplo: En el sector Comercial y de Manufactura la práctica actual es utilizar los sistemas de catalogación de productos basados en EAN/UPC 13 para integrar la cadena de suministro al estándar mayormente utilizado en sistemas para códigos de barra.

En el sector petrolero la tendencia apunta más hacia desarrollar su propio maestro de materiales con base en los sistemas de clasificación que disponen los sistemas ERP. Por supuesto esto debe ser parametrizado y fijado su esquema de manejo.

Empresas de referencia como Shell y Chevron mantienen sus propios catálogos, esto básicamente para asegurar la calidad de sus especificaciones, muy particulares a las actividades de exploración y producción, sin embargo, es cada vez más frecuente la integración electrónica con los catálogos de los fabricantes para facilitar los procesos de procura y subastas electrónicas.

La actualización del maestro se realiza por un proceso sistematizado de carga de datos desde la base de datos del fabricante a la base de datos de la empresa compradora, la actualización es totalmente automatizada.

Otras tendencias.
Se está actualmente utilizando estándares internacionales de categorización. Puede tener una descripción normalizada e identificación de los atributos de cada artículo, con base en el Catálogo Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas, UNSPSC (United
Nations Standard Products and Services Code).

Es un sistema que clasifica productos y servicios para fines comerciales a escala mundial y ha sido diseñado para el comercio electrónico por el PNUD, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo.

El propósito del Catálogo de Bienes y Servicios es por un lado unificar el sistema de categorización de los productos, y por otro, recolectar, analizar, organizar, listar y digitalizar la información de todos estos bienes y servicios, para permitir de esta forma la disponibilidad de los datos de forma integral y sistemática. 

La información contenida en el sistema puede ser utilizada eficientemente para todos los aspectos de producción, abastecimiento y administración de los artículos.

Electronic Commerce Code Management Associations (ECCMA) Ayuda a la calidad de los datos maestros o de sus descripciones, se apoya en el catálogo de la OTAN con información valiosa y normalizada de especificaciones, el sistema fue diseñado con base en las normas ISO 22745 e ISO 8000.

ECCMA fue creado hace diez años para resolver un problema muy concreto, mejorar la calidad de las especificaciones de los productos en el sector militar.

Hoy en día ha sido extendido su uso a diferentes áreas de la industria.

LIBRO "PLANIFICACIÓN DE INVENTARIOS"
Este tema, y todos los relacionados con el Control de Inventarios, son ampliamente tratados con formulas, modelos matemáticos, demostraciones y simuladores en nuestro libro "Planificación de Inventarios-Método para mantener existencias en nivel óptimo", el cual está disponible en su versión para adiestramiento en formato .ppt, con 190 diapositivas totalmente editables. 
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DIRECCIÓN DE CONTACTO:
Si usted requiere asesoría sobre estos tópicos, puede contactarnos a:
gerenciadelogistica@hotmail.com
inventariomro@gmail.com
rivconsultoresasociados@gmail.com

domingo, 8 de enero de 2012

CULTURA DE SERVICIO ORGANIZACIONAL



Autor:
Ing. Antonio Romero Díaz
Consultor en Logística de Abastecimiento
Miembro de Número
Según certificado N° 004
Comunidad de Expertos en Logística

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En publicaciones anteriores, en términos de la Gestión de Logística hemos abordado tópicos sobre actividades como Planificación, Compras, Almacenamiento e Inventario, que se encuentran interrelacionadas a fin de proveer el bien y/o servicio correcto, con la calidad deseada, en la cantidad y las condiciones adecuadas, en el lugar preciso, en el tiempo exigido, a un costo razonable y a la entera satisfacción del cliente.

 Esta ultima condición “satisfacción al cliente”,  trae al escenario una actividad adicional que no es menos importante que las ya mencionadas: “El Servicio al Cliente”.

Uno de los grandes retos para las organizaciones es acabar con la concepción de que el servicio al cliente se circunscribe al vendedor del producto final de cara al cliente o al prestador del servicio, según sea el caso.

Nos proponemos realizar en este artículo algunos aportes para la promoción de una Cultura Empresarial Orientada al Cliente haciendo énfasis en los aspectos resaltantes que de manera integral conforman verdaderamente el servicio.

El Servicio al Cliente, como parte de la cultura de una empresa, toca tres elementos cuya calificación buena o mala, aceptable o no, podría marcar la diferencia en cuanto a la permanencia del Producto, la Marca o la Prestación de un Servicio en el mercado:

El Producto o Servicio: al no cumplir las expectativas para los cuales fue creado, aunque se cuente con mecanismos de reposición, garantía y compensación, es poco probable que la “fidelidad” o “aceptación” del cliente por la marca o producto sea duradera, afectando la imagen de que la empresa hace todos los esfuerzos por enfocarse en la calidad y el servicio al cliente.

Los Mecanismos de Adquisición: todo lo que implican los Procedimientos para adquirir el producto, Facilidades de Instalaciones, Plataforma Tecnológica o Sistemas de Atención/Respuestas, representan factores claves para tener la percepción favorable de que para la empresa “EL CLIENTE es lo mas Importante”, en función del valor que le dan a su tiempo, necesidades, expectativas y obviamente al dinero que paga por el bien o servicio.

Mecanismos e instalaciones inadecuados,  información poco clara, confusa, incompleta o carente de veracidad traerá consecuencias en la decisión de compra del cliente e interpretará estas situaciones como descuido de la empresa y quizá juzgará con dureza las situaciones en las cuales sienta que no han sido tomadas en cuenta ni ponderadas sus necesidades y expectativas. 

La Cara al Cliente: el eslabón final o el prestador del servicio es responsable de ser el reflejo de una cultura organizacional que influye en la disposición o el concepto que el cliente pone de manifiesto referente a su satisfacción con el producto, el servicio y todos los elementos que tienen que ver con los atributos propios del mismo.

En tal sentido, no basta con tener buen trato y actitud para atender y superar las expectativas del cliente, es preciso que tenga “autonomía y capacidad de decisión frente a todos aquellos aspectos recurrentes en la prestación del servicio”.
Uno de los errores mas frecuentes en  empresarios y ejecutivos es pensar que contratando personal con vocación de servicio se logra el máximo de satisfacción de los clientes sin considerar que toda la organización debe enfocar sus operaciones en función de ello.
Una Cultura Empresarial de Servicio al Cliente o lo que pudiera llamarse una “Cultura de Servicios  Organizacional”, implica una estrategia corporativa donde se tomen en cuenta los tres elementos arriba descritos que involucre a todos los niveles de la organización.
En ocasiones las propias políticas de las empresas contribuyen a obstaculizar la actitud espontanea y la vocación de servicio de los diferentes protagonistas del proceso, sobre todo por la carencia de autoridad o delegación de la misma en la toma de decisiones en beneficio del cliente final.
La creación y promoción de una “Cultura de Servicios  Organizacional” permite encontrar formas más adecuadas y económicas para satisfacer a los clientes finales, dada la sinergia del trabajo en equipo.
La “Cultura de Servicios Organizacional” crea el ambiente para una mejor coordinación de los procesos que interactúan en la solución de los problemas y el enfoque en crear la máxima satisfacción tanto para clientes externos como internos.
Finalmente, “si su empresa desea brindar un servicio de calidad a sus clientes, pero no emprende acciones para dar el soporte que necesitan sus empleados para lograrlo, es seguro que sus objetivos se quedarán en el tintero... y sus preciados clientes quizás se quedarán con su competencia”.
Hasta nuestro próximo contacto.
Ing. Antonio Romero Díaz
Especialista en procesos logísticos

NOTA DEL EDITOR:
Este artículo es una contribución de nuestro colaborador y miembro de número de la  “Comunidad de Expertos en Logística”,  Ing. Antonio Romero Díaz, especialista con amplia trayectoria en empresas con reconocimiento de clase mundial del sector Petrolero y del sector tecnológico.

Información de contacto:
Ing. Antonio Romero Díaz