Autor:
Freddy Riera
Economista
Consultor en Logística de Abastecimiento
Miembro de Número Comunidad de Expertos en Logística.
Según certificado N° 001
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I. Inventario MRO.
Las siglas MRO corresponden a los vocablos Mantenimiento, Reparación y Operación.
El inventario MRO es una clase de existencias de materiales para agrupar los artículos que se emplean en el mantenimiento de rutina de una unidad de producción.
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Explicación:
Las existencias del inventario clase MRO permiten realizar reparaciones sobre la marcha y continuar con el proceso de operaciones de producción.
Las existencias del inventario clase MRO permiten realizar reparaciones sobre la marcha y continuar con el proceso de operaciones de producción.
El inventario MRO tiene el propósito de asegurar la continuidad operacional de una unidad de producción mientras esta se encuentra en operación, hasta el momento de la próxima parada programada de planta.
En tal sentido, la empresa debe estar preparada con inventarios de repuestos y consumibles para enfrentar con éxito cualquier parada no programada, causada por accidentes o fallos en la operación.
Hay ciertas unidades de producción que no pueden parar sus procesos operacionales. Por ejemplo, la producción de electricidad, la refinación de petróleo, las plantas petroquímicas, o la extracción de petróleo, por nombrar algunas.
Este tipo de actividades productivas necesitan departamentos de Mantenimiento con talleres propios, almacenes con repuestos y suministros disponibles las 24 horas, listos para acometer las reparaciones necesarias en el menor tiempo posible, de tal forma que no se interrumpa la producción, ya que de ocurrir, se generarían enormes pérdidas a los accionistas y muchos inconvenientes a los usuarios.
Esta clase de inventarios se crea para diferenciar e identificar claramente los materiales que se emplean para realizar mantenimientos menores y rutinarios de aquellos materiales que se emplean para trabajos de mantenimientos mayores o extraordinarios, donde si es necesario paralizar la producción por el tiempo que tardan las reparaciones.
Existe además una razón de tipo contable que justifica esta diferenciación.
La norma contable permite cargar al presupuesto ordinario del año corriente los gastos derivados del mantenimiento de rutina, ya que suelen ser montos que pueden ser absorbidos por la estructura de costos y de precios establecidos en el presupuesto del año sin que ello impacte significativamente en los precios de los productos. De hecho, los precios fijados para los productos contemplan estos gastos ordinarios.
Ahora bien, los gastos derivados de un mantenimiento mayor o extraordinario suelen ser de tal magnitud que no pueden ser cargados al presupuesto del año corriente, pues afectaría significativamente la formación del precio de los productos, entonces se adopta la práctica contable de amortizar el gasto del mantenimiento mayor en varios periodos, que suelen variar de 3 a 5 años. El mantenimiento extraordinario no es para modificar la capacidad de producción. Es para hacer mantenimiento intensivo y general a toda la planta, donde es necesario intervenir equipos, sustituir partes importantes, renovar casi por completo la planta y dejarla lista para otro periodo de operaciones interrumpidas.
Cuando la empresa emprende proyectos de ampliación en la capacidad de producción, se está modificando el capital contable, ya que se están realizando nuevas inversiones en activos fijos y como ya sabemos, estos se deprecian y el lapso de amortización es mucho mayor al plazo de amortización del monto gastado en mantenimiento extraordinario. Los materiales comprados para realizar ampliaciones o para nuevas plantas se deben registrar en una cuenta diferente a la cuenta del inventario para mantenimiento ordinario y del mantenimiento extraordinario. A este inventario de materiales para proyectos operacionales se les llama inventario MPO.
Tenemos entonces un inventario de suministros para reparaciones menores, de rutina, para Mantenimiento Ordinario llamado MRO , un inventario para reparaciones mayores, o Mantenimiento Extraordinario, al cual se le llama por sus sigla como MXO y un inventario de Materiales para Proyectos Operacionales o de Inversión al cual se les conoce por sus siglas como Inventario MPO.
Cada uno de estos inventarios debe tener su propio número de cuenta y además deben ser ubicados en almacenes diferentes con políticas de inventario claramente diferenciados.
II- Características de los materiales MRO.
1) Reposición ordinaria o continua.
La característica principal de los artículos que forman parte del inventario MRO es que las existencias deben reponerse una vez que alcanzan su nivel mínimo o se agotan.
Es por ello que usualmente también se les llama Materiales de Reposición Ordinaria, confundiendo el significado de las siglas, pero la interpretación correcta es la descrita al inicio del tema.
2) Índice de rotación.
El índice de rotación general del inventario MRO es típicamente bajo.
En industrias como la petrolera y petroquímicas, este índice se ubica alrededor de 1.
Es la rotación ideal. Esto quiere decir que las existencias promedio del año se agotan y se reponen una vez al año. Este comportamiento es ideal porque el propósito de estas existencias es mantener operativas las instalaciones de la empresa y lo que se compra en un año se aplicó o se utilizó en ese año. El inventario MRO no se crea con fines especulativos o de lucro, es decir para venderlos a terceros, sino para consumo propio.
Debido a esta característica de reposición continua, no se aplica aquí la condición de "sobrante", condición y concepto que explicaremos en el tema específico.
3) Se usan para el mantenimiento ordinario.
Otra característica de estos artículos es que se deben emplear para el mantenimiento de rutina de las instalaciones y equipos. Es decir, al mantenimiento menor.
El mantenimiento de rutina o menor no implica la paralización de operaciones ni de la producción.
Este mantenimiento de rutina puede obedecer o no a un programa predictivo o preventivo.
Por ejemplo, el reemplazo de las luminarias se realiza después que se han quemado. En este caso el programa de mantenimiento consiste en hacer revisiones periódicas y sustituir las que están dañadas. Se puede afirmar que en este caso la demanda de luminarias es aleatoria. La sustitución de ciertas partes de equipos no críticos se pueden realizar obedeciendo a un programa preventivo, lo cual hace que la demanda de esos componentes sea determinística. Sin embargo, siempre se presentan situaciones de emergencia operacional y la demanda de repuestos también se torna aleatoria.
Los programas de mantenimiento de rutina dan origen a órdenes de trabajo, los cuales se iniciarán una vez que los materiales requeridos están disponibles en el almacén.
Estos materiales deben reservarse, deben ser retirados del almacén o deposito y llevados al taller o al lugar de ejecución de los trabajos.
El propósito del Mantenimiento Ordinario o rutinario es permitir que todo el conjunto industrial se mantenga operativo hasta que se realice el próximo mantenimiento mayor o parada de planta.
III- Clasificación por uso del inventario MRO
Para una mejor administración y planificación de los niveles de inventario MRO se ha establecido la siguiente diferenciación tomando en cuenta su uso :
1) Suministros Generales(SUMI)
Estos artículos tienen la característica que son de uso general. Es decir, tienen muchos usuarios. Ejemplo : rodamientos, correas, lubricantes, tornillería, conectores para tuberías, artículos de electricidad, válvulas, artículos de seguridad, gases, electrodos, artículos de papelería y otros.
La demanda de estos artículos, en general es aleatoria. Es decir, no hay certeza del "Que", "Cuando" y "Cuanto" serán requeridos. Además, el impacto en la producción es muy bajo, son de fácil obtención en el mercado, por tanto, se permite que hayan "stock out" , mejor dicho, "no hay". Las existencias pueden llegar a "cero absoluto", los clientes harán sus "reservas en back order" y cuando se reciban los lotes de re abastecimiento, se hará el despacho y los usuarios podrán reanudar sus tareas, sin que ello cause impacto en la producción.
Para esta clase de artículos, se establecerá una Política de Inventarios o Estrategia de Abastecimiento apropiada al comportamiento de la demanda, cuyos detalles explicaremos en la próxima entrega.
Es necesario que estos artículos se mantengas almacenados en un mismo lugar, separados del resto de la clasificación.
2) Tubulares (TUBU)
Es una clasificación típica de actividades donde el insumo de tipo terciario mas importante desde el punto de vista de los volúmenes empleados y su costo, es el rubro "Tubulares", tal como sucede en la industria petrolera.
Cada empresa puede hacer su propia clasificación de materiales MRO.
Esta clase de artículos tienen un solo cliente o usuario. Además tienen una demanda estrictamente determinística. Es decir, se conoce con anticipación cuales artículos tendrán movimientos, se conocen las cantidades que serán demandadas por cada artículo y las fechas de consumos, de tal forma que se conoce "que, cuanto, cuando y donde" serán utilizadas. Esta característica permite planificar la compra y mantener existencias ajustadas a un plan.
No se requiere aplicar modelos matemáticos de re abastecimiento, ya que se conoce con certeza el "que, cuanto, cuando y donde".
Por lo general, esta clase de rubros se almacena en áreas abiertas y separados del,resto de los artículos.
3) Químicos (QUIMI)
Estos renglones, como su nombre lo indica, son por lo general algún insumo del tipo secundario o primario. Pueden ser elementos puros, compuestos o formulados. Si son del tipo secundario, aunque no forman parte del producto final, su intervención en el proceso de producción es necesario. No así los del tipo primario, donde si forman parte del producto final por medio de algún proceso de mezcla o de transformación.
La demanda de estos ítems es determinística, ya que está un función directa del plan de ventas, por lo tanto, la estrategia de abastecimiento para esta clase de ítems es la propia de artículos con demanda determinística: el cliente defines el "Que", el "Cuanto" y el "Cuando".
4) Repuestos (REPU).
Esta clase de artículos no son de uso general. Los repuestos corresponden a un equipo en particular, lo cual hace que tengan siempre al mismo usuario.
Cada fabricante de equipo provee recomendaciones de mantenimiento.
No se admiten reemplazos. Se deben mantener componentes originales.
Debido al carácter estratégico que representa esta clase de materiales, se hace necesario identificar cuales de esos repuestos corresponden a equipos "críticos".
Un equipo es "crítico" porque tiene un alto impacto en el proceso de producción.
En estos casos se utiliza un "indicador de uso" para identificarlos y aplicar la política de inventarios propia para estos artículos. Este indicador de uso para repuestos críticos se le llama "Aseguramiento"
Un artículo del inventario es de "Aseguramiento" cuando presenta alguna de las siguientes condiciones, o todas ellas:
A) Es un equipo o componente de alto impacto en la producción.
B) Alto costo o precio unitario.El costo de no tenerlo es mayor que el costo de tenerlo.
C) De difícil obtención, o largos tiempos de fabricación por parte del proveedor.
D) Se espera que no presenten movimiento mientras el equipo está activo.
Los artículos considerados de "aseguramiento" Son una especie de seguro operacional tangible.
Contablemente, estos artículos se adquieren con la construcción de la planta, formando parte del inventario de repuestos que son suministrados para tres años de operación o mientras dura la garantía operacional del licenciante.
Generalmente, el costo de estos artículos es cargado a cuenta de inventario MRO.
Particularmente estimo que esta clase de artículos no deben ser cargados a una cuenta de inventarios MRO. Cada planta debería absorber este costo y que al igual que un activo fijo, se le debería aplicar una especie de reserva o depreciación para que no impacte de forma negativa los estados de ganancias y perdidas. Esto podría hacerse mediante una reserva anual que permita la recuperación de ese costo. Aunque la norma contable impide que un articulo que no se incorpore a la producción, no puede ser imputado su costo a las operaciones.
Ahí dejo este tema polémico, que será tratado mas ampliamente en otro articulo.
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Econ. Freddy Riera
Naples, Fl
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