OBSOLESCENCIA DE INVENTARIOS ...
Autor:
Econ. Freddy Riera
Consultor en logística de abastecimiento.
Consultor en logística de abastecimiento.
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1- Material
obsoleto.
Es obsoleto todo artículo catalogado, con existencia en inventario, que no presenta movimientos o, a
los que no se les prevé uso futuro.
2- Material Sin
movimiento.
Es todo artículo catalogado, con existencia en inventario
que no ha presentado entradas por compras, salidas o transferencias durante un
periodo establecido por la empresa. (Se excluyen devoluciones y ajustes).
3- Material sin
uso futuro.
Se aplica generalmente a repuestos que no tendrán uso futuro
debido a que los equipos están fuera de servicio por deterioro o cambio de
modelo o tecnología.
II. ANÁLISIS.
¿Cuál es el propósito de ocuparse de estos artículos?
Ocuparse de los artículos sin movimiento y de aquellos que
no tienen uso futuro, tiene una importancia muy similar a ocuparse de los artículos que tienen rotación.
Lo ideal es mantener inventarios con artículos de alta
rotación, sobre todo cuando el fin es crematístico.
También es importante ocuparse de la obsolescencia en inventarios como el MRO, MXO y MPO, donde por la naturaleza de los mismos, se presenta con mayor proporción.
También es importante ocuparse de la obsolescencia en inventarios como el MRO, MXO y MPO, donde por la naturaleza de los mismos, se presenta con mayor proporción.
Recordemos que las existencias son una representación del
dinero que se ha convertido en bienes, y el inventario es una representación
del banco o entidad que se encarga de su custodia y administración.
El inventario son los registros, los datos, la cuenta,
y las existencias son los bienes, los artículos.
De la cuenta de banco ha salido dinero que convertimos en bienes y luego estos ingresan en la cuenta de inventarios.
Así que ahora, el banco lo tenemos en nuestro almacén, solo que no tenemos
papel moneda, sino que ahora tenemos bienes.
Un inventario sano, es aquel conformado por artículos con la
rotación más alta posible.
Entonces es importante establecer políticas que nos permitan
administrar esa clase de artículos que caen en baja rotación con el fin de garantizar
la supervivencia de la unidad de negocios.
Una buena práctica en la administración de inventarios
consiste en mantener vigilancia constante sobre la rotación de las existencias.
Las empresas que prestan servicios contables pueden
suministrar Índices de Rotación de Inventarios según el ramo comercial y con
esa información se puede hacer una comparación entre el Índice de rotación de
su empresa con el Índice del resto de las empresas del mismo sector o ramo.
En tal sentido, todo artículo que no tiene rotación, es dinero inmovilizado, y además es susceptible de deterioro y eventualmente se
puede traducir en pérdida, afectando directamente las utilidades del negocio.
En un inventario con fines crematísticos la recuperación de
la inversión se obtiene mediante una venta.
En un inventario del tipo MRO, MXO o MPO, la recuperación se consigue mediante las salidas de almacén, hasta la unidad de producción, ya que se incorporan al proceso productivo, formando parte del costo de producción, el cual se recuperará mediante las ventas del producto final.
En un inventario del tipo MRO, MXO o MPO, la recuperación se consigue mediante las salidas de almacén, hasta la unidad de producción, ya que se incorporan al proceso productivo, formando parte del costo de producción, el cual se recuperará mediante las ventas del producto final.
Entonces, tomado en consideración lo antes expuesto, es
crucial prestar atención a las siguientes fuentes de pérdidas de existencias o
desmedros:
1-Baja rotación (Sin
movimiento)
2-Merma (Disminución
de volúmenes)
3-Obsolescencia
(Cambios tecnológicos)
4-Faltantes (Robos,
Hurtos)
5-Daños (vencimiento, roturas, manipulación)
Fijando políticas
adecuadas para la identificación temprana de estas situaciones, y el
establecimiento de procedimientos contables y administrativos para un control eficiente, se
puede optimizar el empleo de capital en
inventarios.
Ahora bien, en
esta entrega, nos ocuparemos de la obsolescencia en inventarios para
mantenimiento, o sea, del tipo MRO, MXO y MPO, de cómo identificarla, como tratarla y como recuperar
el dinero inmovilizado.
¿Cómo recuperar las pérdidas de existencia por obsolescencia
desde el punto de vista contable?
III. RECUPERACIÓN
DE PÉRDIDAS POR OBSOLESCENCIA MRO.
1. ESTABLECER UNA PREVISIÓN.
En algunos países se utilizan
dos clases de “reservas” o apartados de recursos monetarios para enfrentar
compromisos a futuro.
Una para compromisos ciertos u obligaciones que se espera satisfacer dentro de un período de tiempo a la cual llaman “provisión”, como por ejemplo las utilidades a repartir a empleados.
En este caso, la reserva o apartado es real, se trata de dinero contante y sonante, y otra clase de reservas para prever perdidas con base en estimaciones, cuya realización no estamos seguros de cuál será el monto definitivo, como por ejemplo la cuentas incobrables o cuando suponemos que algún bien de la empresa va a perder valor, a la cual se le llama “previsión”.
Simplemente es un número, un dato. Esta última se registra como gasto si realmente llega a producirse, pero si por el contrario no llega a producirse, no se registra como gasto.
Una para compromisos ciertos u obligaciones que se espera satisfacer dentro de un período de tiempo a la cual llaman “provisión”, como por ejemplo las utilidades a repartir a empleados.
En este caso, la reserva o apartado es real, se trata de dinero contante y sonante, y otra clase de reservas para prever perdidas con base en estimaciones, cuya realización no estamos seguros de cuál será el monto definitivo, como por ejemplo la cuentas incobrables o cuando suponemos que algún bien de la empresa va a perder valor, a la cual se le llama “previsión”.
Simplemente es un número, un dato. Esta última se registra como gasto si realmente llega a producirse, pero si por el contrario no llega a producirse, no se registra como gasto.
Entonces para el caso de
inventario obsoleto, se aplicara el criterio de “previsión”.
1.1. Previsión:
Cuenta de pasivo donde
se registra una cantidad estimada
de recursos como un gasto para estar preparados por si realmente se produjese un
desmedro o pérdida de existencias.
1.1.1.
Análisis.
Los inventarios son activos circulantes, y a diferencia de
los activos fijos, no se deprecian.
Cada artículo en inventario tiene un valor monetario el cual puede cambiar por efectos del método de valoración, pero no pierde valor de la misma forma que lo hace un activo fijo, al cual se le establece una “provisión” o depreciación anual por el tiempo de vida útil del activo.
Cada artículo en inventario tiene un valor monetario el cual puede cambiar por efectos del método de valoración, pero no pierde valor de la misma forma que lo hace un activo fijo, al cual se le establece una “provisión” o depreciación anual por el tiempo de vida útil del activo.
Entonces, el giro de los bienes en inventario se obtiene
mediante la venta o salidas.
Esto es para los artículos con movimiento. Ahora, como hacemos con aquellos que no se mueven, con los artículos robados, o que se dañan?
Esto es para los artículos con movimiento. Ahora, como hacemos con aquellos que no se mueven, con los artículos robados, o que se dañan?
Pues, simplemente se crea una reserva o una previsión.
Incluso, se pueden crear varias cuentas de previsión. Una
para los faltantes, merma y hurto y otra
para obsolescencia.
Para el caso de la obsolescencia, será aceptado el
registro contable de “pérdida”, siempre y cuando se cumpla con la destrucción o
desguace, o si se produce una venta, ya que de esta forma, lo que antes fue una
estimación registrada como “reserva” o “previsión”, ahora se está realizando
una afectación real del activo, según el valor en libros.
La “previsión” permite completar el giro de los activos
que no se mueven, ya que este se registra como en gasto incorporado al costo de
producción que de hecho forma parte del precio de venta del producto final, y
al producirse una venta se completa el giro. Es así como se recupera el costo
de la obsolescencia.
2. CÓMO ESTIMAR LA PREVISIÓN POR OBSOLESCENCIA MRO.
2.1. Indicador de uso.
Para el inventario
tipo MRO se puede aplicar el siguiente esquema basado en “tiempo sin movimiento”
de cada artículo.
Para ello es necesario asignar un campo de un carácter dentro de la data de inventario de mercancías o materiales del sistema administrativo, donde se pueda clasificar a cada ítem con los siguientes indicadores:
Para ello es necesario asignar un campo de un carácter dentro de la data de inventario de mercancías o materiales del sistema administrativo, donde se pueda clasificar a cada ítem con los siguientes indicadores:
(F) Uso frecuente (MRO)
(A) Aseguramiento (MRO)
(E) Uso específico (MXO Y MPO)
(N) No re ordenables (MRO)
(S) Sin uso futuro (MRO)
2.2. Estimación de la “reserva” o “previsión” por
tiempo sin movimiento.
Para calcular el
monto de la reserva o previsión por obsolescencia para cada clase según el
esquema anterior se establece un porcentaje que se aplica al valor de las
existencias agrupadas por tiempo sin movimiento tal y como se expone
seguidamente:
2.2.1. Uso frecuente.
Materiales MRO (Sumi,
Repu, Quim, Tubu)
0 -12 meses sin movimiento: 0% valor en libros
12-24 meses sin
movimiento: 10% valor en libros
24-36 meses sin
movimiento: 30% valor en libros
36-48 meses sin
movimiento: 50% valor en libros
> 48 meses sin movimiento: 100% valor en libros.
Se elabora un query
o un programa que realice esos cálculos y así podremos identificar con detalle
cuales son los artículos que no se mueven.
Este reporte mostrará cuales artículos no se movieron en un año, en dos, tres, cuatro, cinco y más de cinco años.
Luego se aplica el porcentaje al valor total en libros de cada segmento y así tendremos un valor de referencia para estimar la ”previsión por obsolescencia” correspondiente a los artículos de “Uso frecuente”.
Este reporte mostrará cuales artículos no se movieron en un año, en dos, tres, cuatro, cinco y más de cinco años.
Luego se aplica el porcentaje al valor total en libros de cada segmento y así tendremos un valor de referencia para estimar la ”previsión por obsolescencia” correspondiente a los artículos de “Uso frecuente”.
Como verán, todo artículo de “Uso frecuente” con más de cinco
años sin movimiento, obviamente debe ser declarado “Sin uso futuro”.
Para ello es necesario llevar esta lista de artículos ante el “Comité de Selección de Materiales” para que los analicen y certifique que en verdad no tienen uso futuro.
Una vez declarados “sin uso futuro”, se procederá a transferirlos desde el depósito lógico y físico MRO al depósito lógico y físico de “Materiales de baja rotación”.
De esta forma se separan los artículos que no rotan, y se prepara el camino hacia la desincorporación de inventarios, aplicando la “reserva” o “previsión” disponible.
Para ello es necesario llevar esta lista de artículos ante el “Comité de Selección de Materiales” para que los analicen y certifique que en verdad no tienen uso futuro.
Una vez declarados “sin uso futuro”, se procederá a transferirlos desde el depósito lógico y físico MRO al depósito lógico y físico de “Materiales de baja rotación”.
De esta forma se separan los artículos que no rotan, y se prepara el camino hacia la desincorporación de inventarios, aplicando la “reserva” o “previsión” disponible.
2.2.2. Aseguramiento.
Los artículos
del inventario MRO con el indicador de uso “A” (Aseguramiento) quedan excluidos
de este procedimiento, ya que por su naturaleza, se espera que no roten.
Estos artículos permanecerán en cuentas de inventario hasta que llegue el día de su uso. Pienso que esta clase de artículos, por el alto costo que tienen deberían tener un tratamiento contable similar a los activos llamados “movibles”.
Pero esta es una discusión que corresponde a los especialistas que tienen influencia en las normas NIC y NIF.
Estos artículos permanecerán en cuentas de inventario hasta que llegue el día de su uso. Pienso que esta clase de artículos, por el alto costo que tienen deberían tener un tratamiento contable similar a los activos llamados “movibles”.
Pero esta es una discusión que corresponde a los especialistas que tienen influencia en las normas NIC y NIF.
2.2.3. Uso específico.
Son los
materiales comprados para ser utilizados en Mantenimiento Extraordinario (MXO)
o para Proyectos Operacionales (MPO).
Estos
artículos no se reponen de forma ordinaria. Aquellos artículos que no fueron
empleados en los trabajos de mantenimiento extraordinario o en proyectos de
ampliación se consideran “SOBRANTES”, condición que adquieren automáticamente después
del cierre contable de cada trabajo.
Todo artículo
MXO y MPO es por definición “no re ordenables”. Así que, el método de cálculo
para establecer la “previsión por obsolescencia” recae en aquellos declarados
como “sobrantes”. Puede que tenga “uso
futuro” en algún otro trabajo que estén por realizar, pero es un supuesto con
mucha incertidumbre.
Para
estos artículos se establece el siguiente esquema de cálculo para la “previsión
por obsolescencia”:
0 -12 meses sin movimiento: 0% valor en libros
12-24 meses sin
movimiento: 0% valor en libros
24-36 meses sin
movimiento: 0% valor en libros
36-48 meses sin
movimiento: 100% valor en libros
> 48 meses sin movimiento: 100% valor en libros-
Este esquema se
justifica porque el acopio de materiales para paradas y proyectos puede demorar
hasta tres años, ya que hay partes que requieren fabricación con largos
períodos de entrega.
No se establece porcentaje para los primeros tres años porque se estima que serán utilizados en ese lapso. A partir del cuarto año en existencias sin movimiento y que además sean sobrantes se le aplica el 100% de su valor en libros y se establece una “previsión” para que sean desincorporados en el próximo ejercicio contable.
No se establece porcentaje para los primeros tres años porque se estima que serán utilizados en ese lapso. A partir del cuarto año en existencias sin movimiento y que además sean sobrantes se le aplica el 100% de su valor en libros y se establece una “previsión” para que sean desincorporados en el próximo ejercicio contable.
2.2.4. MRO No re ordenables.
Cualquier
artículo del inventario MRO puede ser
susceptible de ser clasificado con el atributo de “no re ordenable”.
En un proceso de selección y estandarización de marcas, modelos y de calidad, muchos artículos de MRO pueden ser declarados como “no re ordenables”. En este caso, se hará lo posible por consumir la existencia disponible hasta que se agoten y en su lugar se re ordenará el sustituto.
Pero de no ser posible, lo mejor es desincorporarlos.
En un proceso de selección y estandarización de marcas, modelos y de calidad, muchos artículos de MRO pueden ser declarados como “no re ordenables”. En este caso, se hará lo posible por consumir la existencia disponible hasta que se agoten y en su lugar se re ordenará el sustituto.
Pero de no ser posible, lo mejor es desincorporarlos.
Para
estos artículos se establece el siguiente esquema de cálculo para la “previsión
por obsolescencia”:
0 -12 meses sin movimiento: 100% valor en
libros
12-24 meses sin
movimiento: 100% valor en libros
24-36 meses sin
movimiento: 100% valor en libros
36-48 meses sin
movimiento: 100% valor en libros
> 48 meses sin movimiento: 100% valor en libros.
Todo artículo de
inventarios que sea aplicado con 100% de su valor en libros para el estimado de
la “previsión por obsolescencia”, es candidato firma par ser transferido desde el
inventario MRO al inventario de artículos de “baja rotación”.
2.2.5. Sin uso futuro.
Condición
que también se aplica a los artículos del inventario MRO y se diferencia de los
“no re ordenables” porque esta condición se deriva de cambios tecnológicos y
aplica fundamentalmente a repuestos, partes y componentes de equipos.
No a consecuencia de un proceso de selección y estandarización de marcas (Reducir las marcas o fabricantes a uno solo), como podría ocurrir con rodamientos, correas, aceites, sellos, electricidad, instrumentos, etc., si nó mas bien producto de cambios en las tecnologías de producción.
No a consecuencia de un proceso de selección y estandarización de marcas (Reducir las marcas o fabricantes a uno solo), como podría ocurrir con rodamientos, correas, aceites, sellos, electricidad, instrumentos, etc., si nó mas bien producto de cambios en las tecnologías de producción.
Se
tiende a confundir esta categoría con los no re ordenables, pero el origen y la
causa son diferentes, por eso se establece la diferenciación para efectos de
trazabilidad y control.
Al igual que los “no re ordenables” se necesita que el “Comité de selección de materiales” analice estos artículos y que produzcan una recomendación justificada para su desincorporación.
Al igual que los “no re ordenables” se necesita que el “Comité de selección de materiales” analice estos artículos y que produzcan una recomendación justificada para su desincorporación.
Para
estos artículos se establece el siguiente esquema de cálculo para la “previsión
por obsolescencia”:
0 -12 meses sin movimiento: 100% valor en
libros
12-24 meses sin
movimiento: 100% valor en libros
24-36 meses sin
movimiento: 100% valor en libros
36-48 meses sin
movimiento: 100% valor en libros
> 48 meses sin movimiento: 100% valor en libros.
La lista detallada
de estos artículos, así como su valor en libros formaran parte del monto
estimado para crear una reserva o previsión por obsolescencia, y estos
artículos son firmes candidatos a ser transferidos al depósito de baja
rotación.
3. CREAR DEPÓSITOS
LÓGICOS Y FÍSICOS
PARA ARTÍCULOS DE BAJA
ROTACIÓN.
El siguiente paso, después de haber completado la tarea de identificar los
artículos de baja rotación y de haber creado una reserva o previsión para
obsolescencia, es hacer una “segregación”.
Es decir, constatar que existen físicamente y luego trasladarlos hasta un recinto o depósito para artículos de “baja rotación”.
Es decir, constatar que existen físicamente y luego trasladarlos hasta un recinto o depósito para artículos de “baja rotación”.
¿Cuáles artículos deben ser segregados?
Aquellos que contribuyeron con el 100% de su valor en libros para la
formación de la “previsión para obsolescencia”.
Una vez trasladados hasta su nueva ubicación, están listos para el siguiente paso
que consiste en su desincorporación de libros.
Las transferencias, o las transacciones en el sistema desde el depósito de origen hasta el depósito de baja rotación se realizarán cumpliendo con los trámites administrativos definidos
en los manuales de normas y procedimientos, así como los establecidos por las
normas contables.
Todo artículo registrado en este inventario de baja rotación será objeto de una desincorporación de activos y deben estar claramente identificados, segregados o apartados.
4. DESINCORPORACIÓN.
Antes de proceder con la
desincorporación se recomienda identificar cuales artículos podrán ser
ofrecidos en venta a terceros y cuales son susceptibles de chatarreo o
desguace, ya que al solicitar autorización ante las autoridades
correspondientes según las leyes y normas vigentes, se debe indicar previamente
el destino final que tendrán.
Para los artículos a los cuales se les ha solicitado venta, se establecerá previamente un número de veces que serán
ofrecidos a terceros, y aquellos no vendidos se destruirán.
El desguace y la venta de
obsolescencia, son actividades que deben asumir los responsables de la unidad de almacenamiento y representan fuentes de ingreso adicionales para la empresa y permite transformar a estas unidades en centros de ganancias.
Una vez obtenida la
autorización de desincorporación se procederá a la eliminación de las
existencias de los libros contables mediante una transacción especial que dejara evidencias del tipo de
movimiento, entonces se dispondrá de un registro de datos con
materiales pero con valor simbólico de una unidad monetaria, ya que los sistemas
no admiten el cero como valor de existencias.
Mediante este procedimiento, estamos transformando un problema en una oportunidad para que la unidad de almacén contribuya con el flujo de caja de la empresa y deje de ser una unidad de gastos.
Incluso, se han dado casos donde el volumen de ventas de chatarra y material obsoleto es de tal magnitud que permiten cubrir los costos de la gestión logística.
Mediante este procedimiento, estamos transformando un problema en una oportunidad para que la unidad de almacén contribuya con el flujo de caja de la empresa y deje de ser una unidad de gastos.
Incluso, se han dado casos donde el volumen de ventas de chatarra y material obsoleto es de tal magnitud que permiten cubrir los costos de la gestión logística.
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Este tema, y todos los relacionados con el Control de Inventarios, son ampliamente tratados con formulas, modelos matemáticos, demostraciones y simuladores en nuestro libro "Planificación de Inventarios-Método para mantener existencias en nivel óptimo", el cual está disponible en su versión para adiestramiento en formato .ppt, con 190 diapositivas totalmente editables.
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DIRECCIÓN DE CONTACTO:
inventariomro@gmail.com
Atentamente,
Atentamente,
Freddy Riera
Naples, Fl
un control de inventario es necesario en cualquier comercio y empresa y en aquellos destinados a la venta tambien se hace necesario un programa de facturacion para poder tener el control completo del negocio
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