CATALOGO DE MATERIALES

Autor:
Gabriel Domingo Irwin A.
Consultor en Logística de Abastecimiento
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I. ¿Qué es un Catalogo Maestro de Materiales?
Para la industria petrolera y petroquímica, el Catalogo, o Maestro de Materiales, es un sistema creado para identificar cada artículo del inventario MRO, con un código compuesto por caracteres basados en un criterio o método de clasificación, con el fin de facilitar su administración, control y procesamiento, por medio del empleo de programas o software  computarizados.

El código de identificación es un requisito necesario de los software administrativos para control de inventarios, sobre todo cuando se procesan enormes volúmenes de transacciones de una gran cantidad de artículos. 

Este código de identificación permitirá realizar muchas transacciones en tiempo real, y mantener actualizados todos los registros contables en línea,y en tiempo real, ya que, es una simplificación equivalente a la descripción del material. 

El Catalogo o Maestro de Materiales viene siendo una base de datos física o digital donde se registran todos los materiales con su correspondiente código de identificación simplificada, y especificación técnica, con base en un sistema de clasificación e identificación.

El Catalogo Maestro de Materiales debe fundamentarse en un sólido método de Clasificación y Catalogación, regidos por patrones y estándares internacionales.

II. ¿Qué es el Código?
El código es una simplificación de la descripción técnica de los materiales. Es un lenguaje simplificado. 

Todo código sigue un patrón lógico determinado. Si la identificación simplificada equivalente o código no sigue un patrón lógico, no se podrá establecer una relación entre el código y el objeto, por tanto no se sabe si el código es correcto o no. 

Los códigos están conformados por elementos llamados "caracteres" y estos pueden ser numéricos, alfabéticos o una combinación de estos. 

Este código será único para cada artículo y se deben tomar las previsiones para evitar que un mismo artículo pueda llegar a tener más de un código.

Códigos de materiales como el creado por la Royal Dutch Shell de Holanda (Empresa petrolera), llamado código MESC, habla por si solo, ya que su estructura lógica, armonizada permite descifrar e identificar perfectamente la especificación de cada artículo.  

III. ¿Qué se entiende por Clasificación? 
De forma breve es la asignación del código correspondiente a cada material. 
En sentido amplio, es la organización lógica y jerárquica de la especificación de los materiales de forma armonizada, donde los materiales quedan asignados a un grupo o categoría con base en sus características, siguiendo el patrón establecido para asignar el código.

Todo código sigue un patrón lógico determinado. Si la identificación no sigue un patrón lógico no es un código, y por tanto no guarda relación con el objeto que pretende identificar. 

Los códigos están conformados por elementos llamados "caracteres" y estos pueden ser numéricos, alfabéticos o una combinación de estos.  

Este código es asignado por el Catalogador quien es el custodio del Catalogo Maestro y debe velar por que se apliquen los patrones predefinidos de forma correcta. 

También se debe tener la precaución que la combinación de caracteres pre establecidos para el código no se agote, ya que de llegarse a agotar su capacidad, se estaría en presencia de un enorme problema de re codificación.

IV. ¿Qué se entiende por Catalogación? 

Es la inclusión del material con su correspondiente código de identificación en la base de datos donde se lleva el registro físico del Catálogo o Maestro de Materiales.

Definir un maestro de materiales muchas veces debe ser acompañada de consultorías especializada para la carga de datos, sobre todo para empresas que poseen sistemas integrados ERP como SAP u Oracle.

V. Objetivos Específicos de la Clasificación.

Agrupar materiales mediante un código para permitir su trazabilidad (Almacenamiento y despacho) y la contabilización de gastos por usuario o producto para establecer los costos de producción y los gastos por departamento. 

VI. Tendencias actuales y mejores prácticas.

En la actualidad dependiendo del sector al cual pertenece la empresa, las tendencias tienden a variar, por ejemplo: En el sector Comercial y de Manufactura la práctica actual es utilizar los sistemas de catalogación de productos basados en EAN/UPC 13 para integrar la cadena de suministro al estándar mayormente utilizado en sistemas para códigos de barra.

En el sector petrolero la tendencia apunta más hacia desarrollar su propio maestro de materiales con base en los sistemas de clasificación que disponen los sistemas ERP. Por supuesto esto debe ser parametrizado y fijado su esquema de manejo.

Empresas de referencia como Shell y Chevron mantienen sus propios catálogos, esto básicamente para asegurar la calidad de sus especificaciones, muy particulares a las actividades de exploración y producción, sin embargo, es cada vez más frecuente la integración electrónica con los catálogos de los fabricantes para facilitar los procesos de procura y subastas electrónicas.

La actualización del maestro se realiza por un proceso sistematizado de carga de datos desde la base de datos del fabricante a la base de datos de la empresa compradora, la actualización es totalmente automatizada.

VII. Otras tendencias.

Se está actualmente utilizando estándares internacionales de categorización. Puede tener una descripción normalizada e identificación de los atributos de cada artículo, con base en el Catálogo Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas, UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code).

Es un sistema que clasifica productos y servicios para fines comerciales a escala mundial y ha sido diseñado para el comercio electrónico por el PNUD, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo. 

El propósito del Catálogo de Bienes y Servicios es por un lado unificar el sistema de categorización de los productos, y por otro, recolectar, analizar, organizar, listar y digitalizar la información de todos estos bienes y servicios, para permitir de esta forma la disponibilidad de los datos de forma integral y sistemática. 

La información contenida en el sistema puede ser utilizada eficientemente para todos los aspectos de producción, abastecimiento y administración de los artículos.

Electronic Commerce Code Management Associations (ECCMA) ayuda a la calidad de los datos maestros o de sus descripciones, se apoya en el catálogo de la OTAN con información valiosa y normalizada de especificaciones, el sistema fue diseñado con base en las normas ISO 22745 e ISO 8000.

ECCMA fue creado hace diez años para resolver un problema muy concreto, mejorar la calidad de las especificaciones de los productos en el sector militar. Hoy en día ha sido extendido su uso a diferentes áreas de la industria.
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Atentamente,
Gabriel Domingo Irwin
Maracaibo-Venezuela