Autor:
Freddy Riera
Especialista Consultor en Logística de Abastecimiento
Miembro de Número Comunidad de Expertos en Logística
Según certificado N°001
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INTRODUCCIÓN:
En este artículo trataremos los siguientes aspectos relacionados con la Organización de Logistica:
- Tipo de Actividad
- Objetivo y Responsabilidades
- Modelo Típico de Organización
- Centralización o Descentralización
I. Tipo de Actividad
Siendo consistentes con la terminología de nuestro artículo sobre "Proceso, Actividades y Tareas", el cual puedes encontrar en esta página a través de la guía de publicaciones, comenzare afirmando que la Logistica de Aprovisionamiento de insumos y materiales es una "fase", "etapa" o "actividad" dentro del proceso de producción de la unidad de negocios, solo que no forma parte del conjunto de actividades primarias, tal como lo señala Michael Porter en su diagrama de la cadena de valor. La Logistica de aprovisionamiento es considerada como una actividad de soporte o de apoyo, ya que no participa directamente en la transformación de la materia prima y de agregación de valor.
Existen unidades de negocios donde la Logistica de Entrada es considerada como actividad primaria, donde no interviene la Organización de Materiales o Logística. Me refiero a los casos de transformación donde la materia prima es un recurso natural extraído de una mina o yacimiento y es transportado por tuberías o cualquier otro medio, donde la responsabilidad recae totalmente en el Departamento de Operaciones de Producción, o simplemente donde la responsabilidad de la selección de la materia prima, del proveedor y de los procedimientos corresponden a este Departamento y no al de Logística. También se presenta cuando los insumos a utilizar son materiales considerados como estratégicos o guardan secreto de fórmula, o son altamente especializados.
La Gerencia de Logística en esta última década ha expandido su alcance. No solo se limita a su terreno natural de responsabilidad, sino que también ha incorporado a otros actores fuera de su organización.
Donde ha sido posible, ha incorporado a sus proveedores críticos y a sus clientes mas importantes a su propio sistema, como si cada uno fuera un eslabón de una cadena logística de suministro. A este sistema lo ha denominado "Supply Chain Management", que en castellano significa "Gestión de la Cadena de Suministros".
III- Organización.
Las responsabilidades descritas en el punto anterior se pueden agrupar de la siguiente forma, en una organización clásica, muy utilizadas en las empresas del sector petrolero y petroquímico donde se manejan inventarios del tipo MRO con grandes volúmenes de artículos y transacciones. En algunas corporaciones de gran tamaño se ha decidido incorporar las actividades de Logistica a las de Ingeniería y Proyectos con el fin de buscar mayor sinergia y mayor optimización aguas arriba del proceso de producción.
IV- Centralización o Descentralización.
En este artículo trataremos los siguientes aspectos relacionados con la Organización de Logistica:
- Tipo de Actividad
- Objetivo y Responsabilidades
- Modelo Típico de Organización
- Centralización o Descentralización
I. Tipo de Actividad
Siendo consistentes con la terminología de nuestro artículo sobre "Proceso, Actividades y Tareas", el cual puedes encontrar en esta página a través de la guía de publicaciones, comenzare afirmando que la Logistica de Aprovisionamiento de insumos y materiales es una "fase", "etapa" o "actividad" dentro del proceso de producción de la unidad de negocios, solo que no forma parte del conjunto de actividades primarias, tal como lo señala Michael Porter en su diagrama de la cadena de valor. La Logistica de aprovisionamiento es considerada como una actividad de soporte o de apoyo, ya que no participa directamente en la transformación de la materia prima y de agregación de valor.
Existen unidades de negocios donde la Logistica de Entrada es considerada como actividad primaria, donde no interviene la Organización de Materiales o Logística. Me refiero a los casos de transformación donde la materia prima es un recurso natural extraído de una mina o yacimiento y es transportado por tuberías o cualquier otro medio, donde la responsabilidad recae totalmente en el Departamento de Operaciones de Producción, o simplemente donde la responsabilidad de la selección de la materia prima, del proveedor y de los procedimientos corresponden a este Departamento y no al de Logística. También se presenta cuando los insumos a utilizar son materiales considerados como estratégicos o guardan secreto de fórmula, o son altamente especializados.
II. Objetivos y Responsabilidades.
El objetivo de la Gerencia de Logística es proveer los materiales y equipos para las operaciones de la unidad de negocios en las mejores condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y costos.
El objetivo de la Gerencia de Logística es proveer los materiales y equipos para las operaciones de la unidad de negocios en las mejores condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y costos.
La Logística hoy en día es asumida por muchos, solo como la transportación terrestre, marítima o aérea de bienes. Es una de las estrategias mas antiguas desarrolladas por el hombre. Ella tiene su origen y desarrollo en las guerras y su conocimiento es fundamental para dar apoyo al movimiento de tropas. Una batalla, incluso una guerra se puede perder si no se dispone de una buena gestión de la logística de abastecimiento.
La Gerencia de Logística hoy día tiene un alcance mayor. No se circunscribe solo al transporte, ella abarca tareas mucho mas amplias. Como una actividad de soporte y apoyo al proceso de producción, realiza el trabajo necesario para la obtención de los materiales provenientes del mercado local o de cualquier parte del mundo (Suministros generales, repuestos, equipos, etc), incluyendo el transporte, almacenamiento, preservación y distribución.
A continuación se identifican las responsabilidades que la Gestión Logística moderna tiene asignadas. Para algunas de ellas es solo el coordinador y para otras es responsable por su ejecución:
-Establecer en conjunto con usuarios las especificaciones técnicas de los
materiales y equipos (Normalización y Estandarización).
-Codificación y Catalogación de materiales y equipos.
-Administrar y controlar el Catalogo o Maestro de Materiales.
-Clasificar los materiales por criticidad.
-Definir la Política de Inventarios para cada artículo del inventario.
-Proponer la estrategia de aprovisionamiento.
-Asignar códigos arancelarios para los artículos de importación.
-Emitir requerimientos de materiales para reponer existencias rotativas,
conforme a la politica de inventario y la estrategia de aprovisionamiento (Planificación de Inventarios).
-Realizar procedimientos para obtención de precios y colocación de órdenes de
compra en el mercado local o en el mercado internacional, con base en los requerimientos de la Planificación de Inventarios.
-Aplicar estrategias de aprovisionamiento.
-Gestionar Proveedores.
-Hacer el seguimiento a los proveedores para que se cumplan los lapsos de
entrega de los materiales y equipos con orden de compra.
-Gestionar conjuntamente con el Departamento de Administración y Finanzas
los pagos en moneda nacional o en divisas.
-Gestionar la documentación, la permisologia y pagos arancelarios necesarios
para contratar el fletamento de buques, líneas aéreas internacionales y seguros para el traslado de los materiales y equipos desde los almacenes del
proveedor hasta los almacenes de la unidad de negocios.
-Validar la calidad de los materiales recibidos.
-Almacenar, custodiar y preservar los materiales del inventario.
-Coordinar la entrega y traslados de materiales y equipos hasta el lugar donde
son requeridos.
-Implantar el Sistema de Gestión de la Calidad
-Utilizar herramientas administrativas computarizadas para controlar los
inventarios y dar soporte a los trabajadores para que realicen las tareas siguiendo todos el mismo procedimiento.
-Asegurar la trazabilidad de los materiales y de todas las tareas realizadas.
-Aplicar principios de Organización y Métodos.
-Establecer los principio de estrategia organizacional.
-Llevar estadísticas e indicadores de gestión para evaluar continuamente los
resultados de la actividad.
-Mantener planes de mejora continua.
-Evaluar factibilidad de implantar mejores prácticas observadas en
organizaciones similares.
La Gerencia de Logística hoy día tiene un alcance mayor. No se circunscribe solo al transporte, ella abarca tareas mucho mas amplias. Como una actividad de soporte y apoyo al proceso de producción, realiza el trabajo necesario para la obtención de los materiales provenientes del mercado local o de cualquier parte del mundo (Suministros generales, repuestos, equipos, etc), incluyendo el transporte, almacenamiento, preservación y distribución.
A continuación se identifican las responsabilidades que la Gestión Logística moderna tiene asignadas. Para algunas de ellas es solo el coordinador y para otras es responsable por su ejecución:
-Establecer en conjunto con usuarios las especificaciones técnicas de los
materiales y equipos (Normalización y Estandarización).
-Codificación y Catalogación de materiales y equipos.
-Administrar y controlar el Catalogo o Maestro de Materiales.
-Clasificar los materiales por criticidad.
-Definir la Política de Inventarios para cada artículo del inventario.
-Proponer la estrategia de aprovisionamiento.
-Asignar códigos arancelarios para los artículos de importación.
-Emitir requerimientos de materiales para reponer existencias rotativas,
conforme a la politica de inventario y la estrategia de aprovisionamiento (Planificación de Inventarios).
-Realizar procedimientos para obtención de precios y colocación de órdenes de
compra en el mercado local o en el mercado internacional, con base en los requerimientos de la Planificación de Inventarios.
-Aplicar estrategias de aprovisionamiento.
-Gestionar Proveedores.
-Hacer el seguimiento a los proveedores para que se cumplan los lapsos de
entrega de los materiales y equipos con orden de compra.
-Gestionar conjuntamente con el Departamento de Administración y Finanzas
los pagos en moneda nacional o en divisas.
-Gestionar la documentación, la permisologia y pagos arancelarios necesarios
para contratar el fletamento de buques, líneas aéreas internacionales y seguros para el traslado de los materiales y equipos desde los almacenes del
proveedor hasta los almacenes de la unidad de negocios.
-Validar la calidad de los materiales recibidos.
-Almacenar, custodiar y preservar los materiales del inventario.
-Coordinar la entrega y traslados de materiales y equipos hasta el lugar donde
son requeridos.
-Implantar el Sistema de Gestión de la Calidad
-Utilizar herramientas administrativas computarizadas para controlar los
inventarios y dar soporte a los trabajadores para que realicen las tareas siguiendo todos el mismo procedimiento.
-Asegurar la trazabilidad de los materiales y de todas las tareas realizadas.
-Aplicar principios de Organización y Métodos.
-Establecer los principio de estrategia organizacional.
-Llevar estadísticas e indicadores de gestión para evaluar continuamente los
resultados de la actividad.
-Mantener planes de mejora continua.
-Evaluar factibilidad de implantar mejores prácticas observadas en
organizaciones similares.
La Gerencia de Logística en esta última década ha expandido su alcance. No solo se limita a su terreno natural de responsabilidad, sino que también ha incorporado a otros actores fuera de su organización.
Donde ha sido posible, ha incorporado a sus proveedores críticos y a sus clientes mas importantes a su propio sistema, como si cada uno fuera un eslabón de una cadena logística de suministro. A este sistema lo ha denominado "Supply Chain Management", que en castellano significa "Gestión de la Cadena de Suministros".
III- Organización.
Las responsabilidades descritas en el punto anterior se pueden agrupar de la siguiente forma, en una organización clásica, muy utilizadas en las empresas del sector petrolero y petroquímico donde se manejan inventarios del tipo MRO con grandes volúmenes de artículos y transacciones. En algunas corporaciones de gran tamaño se ha decidido incorporar las actividades de Logistica a las de Ingeniería y Proyectos con el fin de buscar mayor sinergia y mayor optimización aguas arriba del proceso de producción.
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| ORGANIZACIÓN DE LOGÍSTICA |
IV- Centralización o Descentralización.
Las operaciones típicas de la logística de abastecimiento de insumos y materiales para la creación del producto en el proceso de producción, pueden ser realizadas de forma centralizada, reunidas en una organización dedicada, bajo la responsabilidad y coordinación de un líder o gerente, o pueden estar distribuidas, dispersas en varios departamentos de la unidad de negocios o de producción, bajo responsabilidad da cada gerente de departamento.
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| ACTIVIDAD DESCENTRALIZADA LOGÍSTICA DE ABASTECIMIENTO |
En empresas pequeñas, las tareas de la operación logística suelen estar repartidas entre la unidad de Administración, Mantenimiento y Operaciones, donde cada departamento maneja su propio presupuesto y adquieren ellos mismos los insumos que necesitan, pero en empresas grandes donde el volumen de transacciones y la cantidad de renglones de inventario es considerablemente alto, se hace necesario centralizar esas tareas en una sola organización, ya que las organizaciones de Operaciones y Mantenimiento no pueden distraer su tiempo realizando procedimientos que les desvíen de su objetivo principal.
Dependiendo de la naturaleza del negocio, muchas empresas hoy en día sub contratan la operacion completa de la logística de abastecimiento y la transfieren a un tercero conviertiendolas en lo que conocemos como "outsourcing". Otras en cambio prefieren mantener el control sobre esta operación para integrarse con proveedores, clientes y entidades bancarias conformando una "cadena de suministros" (Supply Chain Management), para lo cual emplean software como el ERP que facilitan la integración o enlazamiento de los eslabones de la cadena bajo un mismo ambiente administrativo y operativo, con el propósito de optimizar toda la cadena, reducir errores, reducir, tiempos, crear mas valor, reducir costes e incrementar el margen de beneficios donde todos ganan.
V- ¿Porqué es mejor centralizar las operaciones de la Logística de Abastecimiento?
Cuando las operaciones logísticas de una unidad de producción se encuentran dispersas y bajo el control de unidades o departamentos distintos, lo mas probable es que los costos de fuerza hombre sean menores, pero seguramente, los costos totales (incluyendo el de los insumos y materiales) sean mayores.
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| ACTIVIDAD CENTRALIZADA LOGÍSTICA DE ABASTECIMIENTO |
Esta multiplicación de compras por los mismos artículos y por diversos usuarios aumenta el volumen de transacciones de pago en la unidad de contabilidad, lo que también aumentará el volumen de trabajo en la unidad de pagos, hasta un punto que requerirán mayores recursos y esfuerzos para cumplir con las obligaciones. Otro problema es la ausencia de estandarización en el uso de los materiales, lo cual hará incurrir a la empresa en mayores costos ya que se multiplicarán la variedad de modelos, tipos, marcas y costos. Con este modelo descentralizado se multiplican los depósitos satélites o "tigritos", que son pequeños almacenes para hacer frente a las compras repetitivas, conllevando por lo general a excesos y despilfarro de recursos monetarios, espacio, equipos y perdidas.
El modelo descentralizado carece de coordinación entre las fases o etapas de las diversas operaciones y esto puede provocar mas de las veces una ruptura del stock, y la falta de insumos en la línea de producción, o fallas en la calidad de los mismos, ocasionan perdidas por producción no realizada.
Cada departamento de la organización o unidad de producción debe ocuparse de lo suyo. Operaciones de Producción a producir, Administración a velar por el patrimonio de la empresa, Ventas a vender.
Si recargamos a estas unidades con operaciones de logística, entonces las distraeremos de su objetivo haciéndolas a todas mas ineficientes.
La Gerencia de Logística centralizada permitirá las siguientes ventajas con impacto positivo en el flujo de caja:
1.Se elimina el retrabajo y el desperdicio provocado por la anexión de tareas no asociadas al propósito y alcance del puesto de trabajo.
2.Se reducen las compras repetitivas y de bajo monto.
3.Se eliminan los tigritos (Pequeños depósitos de repuestos y suministros generales en cada departamento)
4.Se normaliza y estandariza la calidad de los insumos, repuestos y suministros generales eliminando así la variedad de marcas, modelos y tipos de artículos usados en el día a día.
5.Inventario de insumos acorde con necesidades de producción y venta, reduciendo excedentes, sobrantes, faltantes y obsoletos.
6. Especialización y profesionalización del personal y desarrollo de carrera dentro de la organización.
7.Mayor poder de negociación en la obtención de precios al consolidar requerimientos
8.Control, armonización e integración de todas las fases de la logística de abastecimiento. Un solo responsable, una sola unidad operativa.
9.Empleo optimo de recursos de capital y del presupuesto dedicado a la logística.
10.Permite implantar iniciativas de mejoras de forma integral y mejores prácticas para optimizar resultados.
11.Las operaciones de logística se pueden transformar en centros de ganancias, cuando generalmente son unidades de gasto.
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Naples, Fl
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