MISIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS

Autor:

Freddy Riera 

Especialista Consultor en Logística de Abastecimiento

Miembro de Número Comunidad de Expertos en Logística

-----------------------------------------------------------------

Estado Caótico.
Con mayor frecuente de lo esperado he observado en las empresas donde he realizado consultorías que los directivos crean unidades de Compras con el único objeto de “COMPRAR”.

Claro, para eso es! responderán muchos. Lo que he observado son grupos de personas comprando sin estrategia. La conclusión es que son personas puestas ahí mas por la necesidad de resolver las urgencias, que producto de un plan estratégico. También encontramos que los Compradores son dejados ahí sin más instrucciones que las de “COMPRAR”, sin lineamientos claros que permitan al personal realizar una gestión de compras orientada a los objetivos estratégicos de la empresa.

Generalmente los procedimientos no están escritos y por tanto, cada comprador aplica su mejor criterio con base en su experiencia anterior. Por lo general, son personas adscritas al Departamento de Administración, Operaciones o Proyectos. Fueron pocos los casos donde había un Departamento de Compras. Casi todas las operaciones eran realizadas manualmente y no disponían de Software para dar soporte a la gestión.

A esto se suma la inexistencia de objetivos estratégicos, indicadores de gestión, plan de compras y por tanto no tenían metas. Es el escenario típico del estado caótico. 
Esta situación caótica provoca desmotivación y por tanto, ausencia de sentido de pertenencia. Otro síntoma presente en estos estados caóticos es la alta rotación de personal.

A través del Departamento de Compras pasa la porción más importante del presupuesto de desembolsos de la empresa. Por tanto, es necesario que se establezcan claramente los criterios para las especificaciones técnicas de los bienes y servicios, la emisión de requerimientos, la Política de Inventarios, las modalidades de compras, las delegaciones de autoridad financiera, la selección de proveedores, emisión de pedidos, el seguimiento y la satisfacción de los clientes. 
¿Que se gana aplicando todo eso? 
Mayor Flujo de Caja!

Misión de la Gestión de Compras.
--------------------------------------------------------

MISIÓN DE COMPRAS

“Proveer bienes y servicios requeridos por los clientes en las mejores condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y costos, de conformidad con normas y leyes”

------------------------------------------------------------
Definir la misión de una organización es una parte de la planificación estratégica; También será necesario definir una Visión, pero eso dependerá de cada unidad de producción. Por si solas no producen efecto alguno. Ellas adquieren dimensión cuando se establecen objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo, con sus correspondientes metas. 
La Misión y Visión sirven para establecer sentido de dirección y cuan alto queremos llegar. Para crecer y lograr la visión que cada empresa se proponga es necesario realizar un esfuerzo extraordinario. La planificación estratégica nos brinda un método para lograr ese crecimiento y realizar los ajustes de rumbo necesarios para la permanencia del negocio a través del tiempo. Será necesario entonces fijar metas extraordinarias. A ese esfuerzo extra se le denomina "Iniciativa" y todas las iniciativas deben estar alineadas con el "objetivo estratégico" de la empresa. Generalmente el objetivo estratégico principal es el "flujo de caja" con su respectiva meta a corto, mediano y largo plazo. 

Estas iniciativas extras deben apuntar a la generación de flujo de caja. De esta forma, cada uno de los departamentos de la empresa, dependiendo de si son actividades Primarias o de Apoyo, se fijarán metas de ingresos o de ahorros. 
El Departamento de Compras, por ser una actividad de soporte, y por la naturaleza de sus misión, tiene magníficas oportunidades de lograr aportes significativos al flujo de caja a través de la búsqueda de oportunidades de ahorros, bien sea mediante la obtención de mejores precios, realización de asociaciones estratégicas con proveedores, integrando la cadena de suministros y optimizando los procedimientos.

No se trata solo de Comprar.

Los Sistemas de Gestión de la Calidad orientados a procesos incluyen clausulas que promueven la mejora continua. Pero lo que mas incentiva a los Directivos a realizar mejoras y a optimizar procedimientos y operaciones es la búsqueda constante de ahorros y menores costes operativos para maximizar el margen de beneficios.
Estos incentivos han motivado a los expertos en investigación de operaciones y logística a proponer novedosos métodos para optimizar la cadena de valor de las unidades de producción.
El ejercicio sistemático de la mejora continua y la aplicación de mejores prácticas  en la gestión de Compras permiten en el corto, mediano y largo plazo los siguientes beneficios:

• Obtener mejores precios del mercado
• Obtener menores costes totales para el cliente
• Mejorar tiempo de respuesta a clientes
• Acortar tiempos de entrega por parte de proveedores
• Mejorar cumplimiento de entregas por parte de proveedores
• Optimizar costes gestión de compras
• Asegurar cumplimiento de acuerdos con clientes y proveedores
• Obtener ahorros
• Eliminar papeleo
• Incrementar aportes al flujo de caja
• Formación de proveedores confiables
• Ampliación del mercado 
• Desarrollo de proveedores
• Mayor satisfacción de clientes
• Eliminar ineficiencia de la cadena de abastecimiento
• Estandarizar métodos y procedimientos
• Automatizar operaciones y tareas.

Así que, comience por dar orientación estratégica a su organización de Compras. Establezca políticas y lineamientos claros, así como normas y procedimientos escritos.

Defina responsabilidades y delegaciones de autoridad financiera. Cree su propia cultura Organizacional;  defina metas y establezca un método de compensaciones por logros. Es el momento de cambiar y de convertir a su equipo de Compras en una gestión de referencia clase mundial.

-----------------------------------------------------------------------------------------

Estimado lector, si desea obtener mayor información sobre el tema tratado puede formular su inquietud a través del espacio para comentarios, o si lo prefiere, puede contactarnos a través de las siguientes direcciones de correo electrónico: 

gerenciadelogistica@hotmail.com
freddyriera20@gmail,com

Atentamente,

Freddy Riera

Naples, Fl