Autor:
Freddy Riera
Economista
Especialista en Logística de Abastecimiento
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Introducción
PROCESO Y ACTIVIDAD. Es muy común el uso indistinto
que se hace de estos dos términos tan básicos y tan distintos en los Sistema de
Gestión de la Calidad.
Resulta preocupante encontrar en la WEB gran
cantidad de documentos sobre este tema donde los autores, de forma inadvertida,
usan los términos PROCESO y ACTIVIDAD como si se tratase de sinónimos, lo cual
crea un uso y aplicaciones erróneo. Este error se expande por la web y muy
pocos caen en cuenta que se trata de dos aspectos diferentes.
El propósito de este trabajo consiste en proveer un
enfoque claro y preciso que permita la comprensión correcta y la aplicación
adecuada de estos términos.
Contenido:
1-
Definición según la Real Academia de la Lengua
Española (RAE).
2-
Enfoque de la Norma ISO 9000-2015.
3-
Enfoque basado en la Cadena de Valor de Porter.
4-
Enfoque O&M
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1. Definiciones según la RAE.
Una vez consultado el Diccionario de la RAE,
encontramos que cada término, Proceso y Actividad, tienen varios significados.
Cada significado está relacionado con el uso y aplicación que se les da según
el contexto de los diversos campos de la actividad humana.
A continuación, transcribo los significados de
estos dos términos que más se aproximan al contexto de la actividad industrial,
empresarial y organizacional para la producción de bienes y servicios, que es
el ámbito que nos interesa:
Proceso:
Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural
o de una operación artificial.
Actividad:
Conjunto de operaciones o tareas propias de una
persona o entidad.
Análisis:
PROCESO. En el contexto del
quehacer humano, queda claro que un proceso es la reunión
o conjunto de varias fases o etapas Interrelacionadas,
con la característica de ser sucesivas.
La clave de este concepto radica en comprender que
el término "conjunto de fases sucesivas" se refieren a la idea de un
todo.
Un todo que recibe un
elemento de entrada, llámese insumo o materia prima, la cual es transformada, y
lanza un producto transformado, modificado para un cliente intermedio o cliente
final.
Entonces, lo que hace posible esa transformación y
esa agregación de valor dentro de ese todo llamado proceso, es el trabajo, las
operaciones y tareas de modificaciones sucesivas realizadas de forma organizada
en cada estación de trabajo, y en cada puesto de la organización.
Un proceso debe concebirse como algo envolvente,
como un sistema, un modelo que organiza el trabajo en etapas o fases, que a los
efectos de nuestro propósito las llamaremos "Actividades".
En cuanto al término ACTIVIDAD,
se comprueba que es un subconjunto
del conjunto llamado Proceso, y que la Actividad está compuesta por Operaciones
y Tareas.
Aquí también aplicamos la idea envolvente de un
todo, ya que las operaciones, tareas o trabajo aplicado sobre las materias
primas, son los componentes de una Actividad.
Entonces la reunión o conjunto de actividades
entrelazadas entre sí en forma de etapas o fases sucesivas conforman el todo
llamado Proceso.
El elemento de salida de una actividad es el
elemento de entrada de la siguiente actividad.
2. Definición según la Norma ISO-9000-2015 lllllllllllll l
2.3.4 Enfoque a procesos
2.3.4.1 Declaración
Se alcanzan resultados coherentes y previsibles de manera más eficaz y
eficiente cuando las actividades se entienden y gestionan como procesos
interrelacionados que funcionan como un sistema coherente.
2.3.4.2 Base racional
El SGC consta de procesos interrelacionados. Entender cómo este sistema
produce los resultados permite a una organización optimizar el sistema y su
desempeño.
2.3.4.3 Beneficios clave
Algunos beneficios clave potenciales son:
-Aumento de la capacidad de centrar los esfuerzos en los procesos clave
y en las oportunidades de mejoras.
-Resultados coherentes y previsibles mediante un sistema de procesos
alineados.
3.4.1 Proceso
“Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las
entradas para proporcionar un resultado previsto".
Nota 1 a la entrada: Que el resultado
previsto de un proceso se denomine salida (3.7.5), producto (3.7.6) o servicio (3.7.7)
depende del contexto de la referencia.
Nota 2 a la entrada: Las entradas de un
proceso son generalmente las salidas de otro proceso y las salidas de un
proceso son generalmente las entradas de otros procesos.
Nota 3 a la entrada: Dos o más procesos
en serie que se interrelacionan e interactúan pueden también considerarse como
un proceso.
Nota 4 a la entrada: Los procesos de
una organización (3.2.1) generalmente se planifican y se realizan bajo
condiciones controladas para agregar valor.
Nota 6 a la entrada: Este término es
uno de los más comunes y esenciales para las normas del SGC. La definición
original se ha modificado para evitar circularidad entre proceso y salida y las
notas 1 al 5 se han añadido.
Análisis:
En la declaración 2.3.4.1 la norma ISO asume que Actividad y Proceso es
lo mismo dentro de un contexto de producción continua de bienes y servicios. Se
deduce así porque no entra a definir que es una Actividad. Es decir, para la
Normas ISO no existen las actividades, sino los procesos en el contexto de
producción. Entonces, de acuerdo con esa lógica, los procesos conforman
procesos.
La norma ISO solo
define y reconoce Actividad para la gestión de Proyectos, y en el punto 3.3.1.1
la define así: Actividad es el menor objeto de trabajo identificado en un
proyecto.
Más adelante, la Norma ISO en el punto 3.4.1 hace
una definición de proceso que se aparta de su propia declaración en 2.3.4.1, y
se aproxima a nuestro punto de vista.
Pero en las notas aclaratorias o explicativas
vuelve a eliminar totalmente al elemento ACTIVIDAD y lo sustituye por PROCESO.
En conclusión, para la Norma ISO 9000-2015, el
término ACTIVIDAD solo es aplicable en la gestión de proyectos.
Particularmente no estoy de acuerdo con este
enfoque ya que crea un simplismo en el tratamiento de los componentes de un
sistema organizado de producción que choca y rompe con el enfoque típico
utilizado en Organización & Métodos (O&M), echando por tierra la
estandarización y la normalización que busca toda norma de calidad, siendo esto
una enorme contradicción.
Una Actividad debe ser reconocida de igual forma en
cualquier contexto donde se realicen actividades de transformación o ejecución
de proyectos.
3. Enfoque basado en la cadena de valor de Porter __
Particularmente me inclino por el enfoque de
Michael Porter, alineado con los principios de O&M, quien basa su propuesta
en la cadena de valor, para la generación de utilidad y flujo de caja. En su
diagrama de cadena de valor establece claramente que un proceso, vale decir, la
organización, empresa o unidad de producción, está conformado por actividades;
unas que aportan valor y otras que son de apoyo y juntas contribuyen al
objetivo estratégico fundamental que es la generación de valor y flujo de caja.
4. Enfoque O&MLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL l
El enfoque O&M (Organización y Métodos) se basa en la concepción
clásica de sistematización y organización del trabajo que debe tener toda
unidad de producción de bienes, servicios y proyectos.
Se basa en que toda unidad de producción tiene una organización que
realiza un proceso, que está dividido en actividades primarias y de apoyo, que
están interrelacionadas entre sí, con el propósito de transformar entradas en
productos con valor agregado, que proporcionen un margen o flujo de caja.
A continuación entraremos a considerar un enfoque claro y preciso que permita la comprensión correcta y la aplicación
adecuada de los componentes clásicos de un proceso de producción en el contexto
que sea:
4.1 Características de proceso, actividad y tarea.
4.1.1 Proceso:
1) Los componentes básicos de un proceso son:
"Entradas, “Actividades”, "Tareas", "Resultados" y
"Salidas".
2) Generalmente contiene más de una “actividad”.
3) Las “actividades”, fases o etapas están
mutuamente relacionadas.
4) El elemento de entrada pasa por una
transformación en sus diferentes fases, hasta generar una salida o producto que
va a un cliente final.
5) El proceso u organización es el encargado de la
realización del producto.
6) No hay subproceso ni subproducto ni macroproceso.
7) Todo proceso tienen como salida un producto
final. Solo hay transformación y valor añadido.
8) La salida de un proceso se llama
“producto” y la salida de una actividad se llama “resultado”.
9) Describe lo que sucede dentro de la organización
para construir productos que se ajustan a las normas y políticas de la empresa.
10) El Proceso se refiere al todo, al conjunto. Un
proceso es simplemente un grupo de “actividades sucesivas” estructuradas y
medibles, diseñadas para producir una salida específica para un cliente final o
un mercado.
11) El proceso está regulado por leyes y
reglamentos del gobierno.
12) Según el concepto de costo, valor y margen
propuesto por Michael Porter (1.985), el Proceso como un todo es el modelo de
Cadena de Valor, el cual permite representar de manera sistemática las
ACTIVIDADES de cualquier Unidad de Negocios. La Cadena de Valor está conformada
por una serie de etapas de agregación de valor. Las Actividades de la Cadena de
Valor se clasifican en primarias (Costos directos) y de apoyo o de soporte
(Costos indirectos).
4.1.2 Actividad:
1) Está compuesta por un conjunto de tareas,
conocido también como “Paquetes de trabajo” en el cual se realizan operaciones.
2) Dentro de cada "paquete de trabajo"
hay "estaciones" o "puestos de trabajo".
3) Las actividades son llamadas también fases o
etapas de un proceso de producción y deben realizarse en forma sucesiva.
4) Cada fase desempeña un rol con responsabilidades
dentro de la organización. Es panificable y es medible.
5) Los paquetes de trabajo son el medio de
implementación y ejecución de la planificación de la producción por fases y
contienen estaciones o puestos de trabajo.
6) Cada paquete de trabajo se describe en un
procedimiento donde se especifica paso a paso el método a seguir en cada
estación o puesto de trabajo conforme a unos requisitos de calidad. Un
procedimiento puede incluir varias “tareas” las cuales se describen en su
respectivo “Instructivo” (Ver definición de Tarea).
7) La salida o resultado de una actividad
constituye directamente el elemento de entrada de la siguiente actividad. Este
resultado o salida no es un subproducto, ya que un subproducto va a un cliente
final.
8) Una Actividad representa un todo en sí misma, y
abarca uno o varios trabajos.
9) La salida de una actividad se llama “resultado”
y va siempre a un cliente interno.
10) El resultado o salida de un proceso se llama
“producto” y va a un cliente externo.
11)Permite establecer divisiones internas dentro de
la empresa (Departamentos).
12)A cada actividad, fase o etapa se le asigna un
nombre que permita identificar el conjunto de tareas que ahí se realizan.
(Finanzas, Ventas, Planificación, Logística, Compras, Ensamblaje, Empaque,
Almacén).
13) La Actividad está asociada a un resultado
parcial. Una actividad no es un subproceso. El resultado final o realización
del producto se asocia al proceso como un todo, a la sumatoria de los
resultados de cada actividad.
14) Las Actividades según la Cadena de Valor de
Porter se clasifican en primarias (Costos directos) y de apoyo o de soporte (Costos
indirectos)
15) Las actividades deben ser realizadas en
secuencia y deben agregar valor.
16) Las personas en las estaciones o puestos de
trabajo realizan las tareas.
4.1.3 Tareas:
1) Las tareas constituyen el trabajo en sí mismo,
es la acción, es el paso a paso, es la operación.
2) Las tareas son el medio a través del cual se
ejecuta un procedimiento. Es decir, todo procedimiento se realiza por medio de
la acción de la tarea.
3) Las tareas pueden ser realizadas por personas o
por medios mecánicos.
4) Cuando la tarea debe ser realizada por una
persona, será necesario especificar el grado de complejidad, nivel de educación
y conocimientos necesarios para su realización.
5) Las Tareas requieren voluntad y conocimiento.
4.1.4 Propuesta de definiciones:
Tomando en cuenta que las palabras pueden tener
varios significados que dependen de su ámbito de aplicación, propongo agregar a
cada uno de los términos aquí estudiados, la extensión "...de
producción", lo cual permite ubicarlos dentro del contexto de la producción
de bienes y servicios.
Con base en los puntos expuestos anteriormente, a
continuación, propongo la siguiente definición de Proceso, Actividad y Tarea:
Proceso de producción:
“Conjunto de actividades repetitivas de agregación
de valor relacionadas mutuamente o que interactúan, transformando elementos de
entrada en un producto que va al cliente final”
Actividad de un proceso de
producción:
“Fases o etapas que agrupan a un conjunto de
trabajos y operaciones repetitivos, realizados mediante las tareas sobre su
elemento de entrada, con el fin de transformarlo y entregar un resultado con
valor añadido a la siguiente fase, o a la siguiente actividad hasta conseguir
un producto para un cliente final”
Tareas de un proceso de
producción:
“Trabajo predominantemente manual y repetitivo que
debe hacerse en un tiempo limitado para completar la operación dentro de una
actividad”
Gráfica
1
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Diagrama de un
Proceso para la Realización del Producto de la Unidad de Negocios
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Preparado por:
Freddy Riera
Economista
Naples, Fl
