MISIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS

Autor:

Econ. Freddy E. Riera L.

Consultor en Logística de Abastecimiento

Miembro de Número

Según certificado N° 001

Comunidad de Expertos en Logística

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La organización caótica

¿Para qué se crea el Departamento de Compras?

Más frecuentemente de lo esperado, directivos de empresas crean estos departamentos con el único objeto de “COMPRAR”.

Claro, para eso es! Se responderán muchos. Ahora, bien, lo que hemos encontrado en las consultorías y evaluaciones realizadas a empresas de diversos sectores, es que las organizaciones de compras son  establecidas más por la necesidad de resolver las urgencias que del análisis objetivo de procesos con orientación estratégica. También encontramos que las posiciones son cubiertas por personal que ha tenido cierta experiencia en otras empresas y luego son dejados ahí sin más instrucciones que las de “COMPRAR”.

Sorprende que no se establezcan lineamientos claros que permitan al personal realizar una gestión de compras orientada a los objetivos estratégicos de la empresa.

Generalmente nos encontramos que los procedimientos no están escritos y por tanto, a la hora de tomar decisiones es necesaria la intervención del Jefe, quien es el poseedor del criterio y del juicio para la toma de decisiones, situación ésta que lo convierte en “INDISPENSABLE”.

Por otra parte, El Jefe se queja constantemente de la poca iniciativa del personal por aprender ya que él tiene que tomar todas las decisiones.Al mismo tiempo el personal se queja por la escasa confianza en ellos al no delegarles responsabilidades en toma de decisiones.

La principal causa de ello es la inexistencia de propósito, objetivos y fines. Esta carencia de orientación y sentido de dirección imposibilitan la elaboración de manuales de procedimientos. Es el escenario típico de la organización caótica y por tanto conducen irremediablemente a la prestación de un mal servicio, a la desmotivación y a la ausencia de sentido de pertenencia. Otro síntoma presente en estas organizaciones caóticas es la alta rotación de personal, quienes al percatarse de la situación dirigen la mira a otras empresas de la competencia y a la menor oportunidad abandonan hasta por menos sueldo.

A través del Departamento de Compras pasa la porción más importante del presupuesto de desembolsos de la empresa. Por tanto, es necesario que se establezcan claramente los criterios para las especificaciones técnicas de los bienes y servicios, la emisión de requerimientos, la Política de Inventarios, las modalidades de compras, las delegaciones de autoridad financiera, la selección de proveedores, emisión de pedidos, el seguimiento y la satisfacción de los clientes.  

Por lo antes expuesto podemos reconocer la necesidad de establecer claramente una Misión para el Departamento de Compras, la cual puede definirse en los siguientes términos:

Misión de la Gestión de Compras:

“Proveer bienes y servicios requeridos por los clientes  en las mejores condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y costos, de conformidad con las normas y  leyes vigentes”

Hoy día, dado el alto nivel de competencia a nivel local, regional y global, se hace necesario incorporar a todos los procesos de la empresa un conjunto de iniciativas adicionales a las actividades normales con el propósito de asegurar la supervivencia de la empresa. Estas actividades adicionales o iniciativas apuntan a la generación de flujo de caja. De esta forma, cada uno de los departamentos de la empresa se fija una meta de ahorros y el Departamento de Compras tiene magníficas oportunidades de lograr aportes significativos a través de la aplicación de varias estrategias que le permitirá dejar de ser solo un Departamento para Comprar y transformase en generador de flujo de caja.

No solo comprar.

Afortunadamente hoy día se cuenta con numerosas iniciativas enmarcadas dentro de lo que se conoce como "Mejores Prácticas"; Producto del ejercicio sistemático de la  "Mejora Continua", consistente en la identificación de problemas y búsqueda de soluciones que produzcan resultados extraordinarios.

Todas estas iniciativas o "Mejores Prácticas" para la Gestión de Compras producen los  siguientes beneficios:

• Obtener mejores precios unitarios del mercado
• Obtener menores costes totales para el cliente
• Mejorar el tiempo de respuesta a clientes
• Acortar tiempos de entrega por parte de proveedores
• Mejorar el cumplimiento de entregas por parte de proveedores
• Optimizar los costes de la gestión de compras
• Asegurar el cumplimiento de los acuerdos con los clientes y proveedores
• Obtener ahorros
• Eliminar el papeleo
• Incrementar los aportes al flujo de caja
• Formación de proveedores confiables
• Ampliación del mercado 
• Desarrollo de proveedores
• Mayor satisfacción de clientes
• Eliminar las ineficiencias de la cadena de abastecimiento
• Estandarizar los métodos y procedimientos
• Automatizar los procesos

Así que, comience por dar orientación estratégica a su organización de compras. Establezca políticas y lineamientos claros, así como normas y procedimientos escritos.

Defina responsabilidades y delegaciones de autoridad financiera. Cree su propia cultura Organizacional,  defina metas y establezca un método de compensaciones por logros. Es el momento de cambiar y de convertir a su organización de compras en una gestión de referencia clase mundial.

contacto:

gerenciadelogistica@hotmail.com

Econ. Freddy Riera

Teléfono: 0414-631.33.71

Maracaibo, Estado Zulia, Venezuela