jueves, 24 de marzo de 2016

DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y ACTIVIDAD

                                                  
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Autor: 
Econ. Freddy E. Riera L.
Especialista en Logística de Abastecimiento.
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Introducción
Es muy común el uso indistinto que se hace de dos términos tan básicos para el Sistema de Gestión de la Calidad como PROCESO y ACTIVIDAD.
Resulta preocupante encontrar en la WEB gran cantidad de documentos sobre este tema donde los autores, de forma inadvertida, usan estos dos términos como si se tratase de sinónimos, lo cual crea un uso y costumbre erróneo. 
Ante la situación de no encontrar material claro, opté por consultar textos con cierto nivel de reconocimiento académico; Por ello pensé en la Norma ISO 9001, punto de referencia obligado para los Sistemas de Gestión de la Calidad. Ahora bien, al consultar la norma ISO-9001-2005. 3.4.1., encontré mayor confusión, así que emprendí el siguiente método de investigación:
1-  Consultar el Diccionario de la lengua Española de la RAE.
2-  Revisar la definición de Proceso y Actividad según la norma ISO.
3-  Establecer el alcance conceptual de Proceso y Actividad usando analogías. 
4-  Construir los conceptos mediante una premisa lógica   
5-  Conclusiones y recomendaciones.

A continuación, la metodología propuesta:

1. Definiciones según el Diccionario de la Real Academia de la lengua Española (RAE)
1.1. Proceso:
a.  m. Acción de ir hacia adelante
b.  m. Transcurso de tiempo.
c.  m. Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial
d.  m. Der. Conjunto de actos y trámites seguidos ante un juez o tribunal, tendentes a dilucidar la justificación en derecho de una determinada pretensión entre partes y que concluye por resolución motivada.
e.  m. Der. Causa criminal.
   
1.2. Actividad:
Del latín activitas, atis.
a.     f. Facultad de obrar.
b.     f. Diligencia, eficacia.
c.    f. Prontitud en el obrar.
d.    f. Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad.
e. Magnitud física que expresa el número de átomos de una sustancia radiactiva que se desintegran por unidad de tiempo, y cuya unidad en el sistema internacional es el “becquerel”.
    
1.3. Análisis de estas definiciones según el diccionario de la RAE:
Ambas palabras, Proceso y Actividad, no tienen un único significado, sino que tienen varios usos o aplicaciones en diversos campos de la actividad humana.
Para el caso que nos ocupa, queremos conocer el significado y alcance de ambas
palabras en el contexto de la gestión industrial, empresarial y organizacional para la producción de bienes y servicios y en el campo de los sistemas de gestión de la calidad.
En tal sentido, el significado que encontramos más apropiado para cada término a nuestro interés, según el Diccionario de la Lengua Española de la RAE es el siguiente:
Proceso:
Conjunto de fases sucesivas de una operación artificial.
Actividad:
Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad.
                 
1.4. Elementos característicos de cada definición:
“Proceso”  
“Conjunto de Fases sucesivas” y 
“Operación artificial”, 
“Actividad” 
“Conjunto de operaciones o tareas” 
“propia de persona o entidad”.

Aquí comprobamos que "Proceso" tiene un alcance general. Representa un conjunto y "Actividad" tiene un alcance como sub conjunto dentro del conjunto llamado "proceso". Ambos se refieren a "un conjunto" de algo. Son conceptos envolventes referidos a   un todo, cada uno a su nivel de aplicación. 
Más adelante, en el punto 3, haremos una analogía con la idea que nos hacemos del cuerpo humano y sus órganos con el propósito de comprender el alcance de "proceso", "actividad" y "tarea". 
Por ahora, prosigamos con las definiciones de ISO.

2. Definición de “proceso” y “actividad” según la norma ISO-9001-2005. (3.4.1.)
2.1. Proceso:
Elemento responsable por la “REALIZACIÓN DEL PRODUCTO” llevado a cabo por la “ORGANIZACIÓN”.
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”
“Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí.
2.2. Análisis de estas definiciones:
Hasta aquí hay congruencia con el diccionario de la RAE. La norma ISO reconoce que un proceso está conformado por un “conjunto de actividades”.
Sigamos leyendo la norma ISO:
“Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso”.
2.3. Comentario del autor:
Aquí, en esta última explicación la norma ISO establece una igualdad entre actividad y proceso. Aquí la Norma ISO expresa que se puede considerar como un proceso a una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados.
Al revés o al derecho, un proceso es una actividad y una actividad es un proceso.
Sigue explicando la Norma ISO:
“Frecuentemente el resultado de “un proceso” constituye directamente el elemento de entrada del siguiente “proceso”.
2.4. Comentario del autor:
Aquí, la Norma ISO sustituye la frase "actividades mutuamente relacionadas" (indicada en el concepto de procesos) por la palabra "proceso" creando con ello mayor confusión, cuando debió indicarlo así:
“Frecuentemente el resultado de “una actividad” constituye directamente el elemento de entrada de la siguiente “actividad”.
De esa forma se establecería una diferencia clara entre Proceso y Actividad.

De ese modo, la explicación que hace la Norma ISO (“Frecuentemente el resultado de “un proceso” constituye directamente el elemento de entrada del siguiente “proceso”) entra en contradicción con su propia definición de "proceso" al indicar que la caracterización de un "proceso" radica en que es Un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. 

Aplicando esta lógica de ISO, tenemos que su concepto se puede expresar así:

Proceso:
“Conjunto de procesos mutuamente relacionados o que interactúan, los cuales transforman elementos de entrada en resultados”.

La Norma ISO en lugar de aclarar la diferencia entre Proceso y Actividad, lo que hace es manejarlas de forma indistinta. No establece diferencia entre Proceso y Actividad.

Esta es la razón por la que he dedicado un tiempo en encontrar elementos que ayuden a confirmar la hipótesis inicial, mediante la búsqueda de una interpretación que permita establecer claramente la diferencia entre Proceso y Actividad.

3. Alcance conceptual de proceso y actividad.
Para comprender el alcance real que debemos aplicar a proceso y actividad es preciso primero hacer una analogía con la idea que tenemos del cuerpo humano y sus órganos.
Cuando escuchamos la palabra “cuerpo” resulta difícil dilucidar a que se refiere si no  tenemos un contexto definido. Es necesario incorporar otra palabra que la convierta  en sujeto para ubicarnos en el contexto. "Cuerpo" pudiera referirse a cualquiera de    estas ideas: Cuerpo de Bomberos, Cuerpo Policial, Cuerpo de Baile, Cuerpo                  geométrico, o Cuerpo Humano.
Ahora incorporemos la palabra "humano". Entonces, ¿Qué imagen o idea se nos viene cuando escuchamos la palabra “Cuerpo Humano”?
Supongo que no pensaron en un hígado, o en un páncreas, o en un riñón. Supongo que su idea de “cuerpo humano” es el de “un todo”, un “conjunto de órganos” que conforman un todo. No llamamos “cuerpo” al hígado, tampoco llamamos "cuerpo" a los pulmones. Cada unidad o elemento interno del cuerpo humano no se le llama “cuerpo humano”, se les llama “órgano” y cada uno tiene una función específica y cada órgano diferente tiene un nombre propio para poder diferenciarlo.
Entonces, en conclusión, cuando nos referimos al “cuerpo humano” nos referimos a “un todo” a "un conjunto". El cuerpo humano es una cosa y los órganos son otra cosa.
Lo mismo pasa con la palabra “proceso”. Es necesario agregar la palabra “de producción” para ubicarla en su contexto y así tener una idea más precisa acerca de lo que queremos expresar.

4. ¿Cómo debemos entender los conceptos de Proceso, Actividad y Tareas?
Partiré del concepto ISO de Proceso, donde indica que es un “conjunto de actividades”. Asumiré como válido este concepto.
4.1. Proceso:
“Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”.
Interpretación:
En este concepto, la Norma ISO reconoce que uno de los elementos característicos de un “proceso” es que haya un “conjunto de actividades mutuamente relacionadas” que son gestionados por la “organización” para la “realización del producto”.
Podemos deducir entonces que, para determinar que en una labor o trabajo es un proceso, es necesario que cumpla con los siguientes requisitos: 
1)     Los componentes básicos de un proceso se llaman “actividades”, a las que            también se les identifican como "fases"  o "etapas".
2)     Debe contener más de una “actividad”.
3)     Que, además, éstas “actividades” estén mutuamente relacionadas.
4)   Que el elemento de entrada pase por una transformación en sus diferentes 
     fases, hasta generar otro producto que va a un cliente final.

Cuando la Norma ISO se refiere a la “Realización del producto”, se refiere al producto acabado, terminado que va al cliente final.

No hay sub producto. Solo hay transformación y valor añadido.
Puede que aquí se interprete, que se refiere al resultado que sale de una actividad interna a otra actividad interna puesto emplea la palabra “resultado”
De esta forma, el concepto de Proceso del Diccionario de la Lengua Española de la RAE es compatible con la Norma ISO; confirmemos:
Proceso (Según RAE): "Conjunto de fases sucesivas de una operación artificial"

En este caso, muchas fases o etapas sucesivas equivalen a las actividades y estas, conforman todas juntas, una operación artificial conjunta que constituye un “Proceso”.
Por tanto, una sola Actividad no es un Proceso. Para que sea un Proceso es condición indispensable que existan varias Actividades relacionadas (Fases sucesivas).
Podemos concluir entonces que el “Proceso de producción” se refiere “al todo”, a la organización, a la empresa.

4.2. Actividad:
La Norma ISO no la define de forma expresa. Para ISO, Proceso y Actividad son la misma cosa, tal y como se demostró anteriormente.
Según la definición de la RAE, Actividad es: Conjunto de tareas propias de una persona o entidad".

Aplicando la lógica de interpretación empleada en la idea del Cuerpo Humano, resulta que la palabra “Actividad”, engloba, abarca a un “conjunto de tareas”. No es una sola tarea, Es un conjunto de tareas, conocido también como “Paquetes de trabajo”.
Dentro de cada "paquete de trabajo" puede que existan "estaciones" o "puestos de trabajo".
Ahora que ya hemos encontrado un enfoque lógico de interpretación para diferenciar entre Proceso y Actividad, nos lanzaremos de lleno a profundizar en sus características, y definición, las cuales expondré en estas conclusiones:

5. Conclusión:
A continuación, mi propuesta sobre la interpretación que debe hacerse de Proceso, Actividad y Tarea y las características que los distingue y los diferencia.
En primer lugar, propongo acompañar al término Proceso, de las palabras “de producción” para convertirlos en sujeto, con lo cual asignamos un contexto.

5.1. Proceso de producción:
“Conjunto de actividades repetitivas de agregación de valor, mutuamente relacionadas o que interactúan, transformando elementos de entrada en un producto que va al cliente final”

5.2. Características:
a)      Es responsable por la “REALIZACIÓN DEL PRODUCTO” llevado a cabo por la “ORGANIZACIÓN” (ISO 9001-2015).
b)      Describe lo que sucede dentro de la organización para construir productos que se ajustan a las normas y políticas de la empresa.
c)    El proceso de producción es un concepto integral que abarca tres elementos básicos: Un primer elemento llamado “entrada inicial” o “materias primas”, un segundo elemento llamado “Realización del producto”, u operaciones de producción donde la materia prima pasa por varias etapas o fases sucesivas de transformación y que al final de la cadena conforman el tercer elemento conocido como “producto final” o “salida”.
d)   El proceso se refiere al todo, al conjunto. Un proceso es simplemente un grupo de “actividades sucesivas” estructuradas y medibles, diseñadas para producir una salida específica, para un cliente final o un mercado.
e)   El proceso está regulado por leyes y reglamentos del gobierno.
f)   La organización es la empresa que es responsable por el    proceso.
g)    El proceso es la organización de las actividades.
h)    Según el concepto de costo, valor y margen propuesto por Michael Porter (1.985), el Proceso como un todo es el modelo de Cadena de Valor, el cual permite representar de manera sistemática las ACTIVIDADES de cualquier Unidad de Negocios. La Cadena de Valor está conformada por una serie de etapas de agregación de valor. Las Actividades de la Cadena de Valor se clasifican en primarias (Costos directos) y de apoyo o de soporte (Costos indirectos). Ver definición de Actividad.
i)      El proceso está asociado al producto final. No a las salidas o resultados de cada actividad, etapa o fases en particular.
j)      La salida de un proceso se llama “producto” y la salida de una actividad se llama “resultado”.

5.3. Actividad de un proceso de producción:
“Es una fase o etapa que agrupa a un conjunto de trabajos u operaciones repetitivas sobre su elemento de entrada, con el fin de transformarlo y entregar un resultado con valor añadido a la siguiente fase, o a la siguiente actividad hasta conseguir un producto para un cliente final”

5.4. Características:
a)     Las actividades son llamadas también fases o etapas de un proceso de                  producción y deben realizarse en forma sucesiva.
b)  Cada fase desempeña un rol con responsabilidades dentro de la 
      organización. Es panificable y es medible.
c)    Una actividad, fase o etapa puede realizar una o varias “operaciones”.
d)   Una Operación se descompone en “paquetes de trabajo".
e)    Los paquetes de trabajo son el medio de implementación y ejecución de la planificación de la producción por fases y contienen estaciones o puestos de trabajo.
f)  Cada paquete de trabajo se describe en un procedimiento donde se especifica paso a paso el método a seguir en cada estación o puesto de trabajo conforme a unos requisitos de calidad. Un procedimiento puede incluir varias “tareas” las cuales se describen en su respectivo “Instructivo” (Ver definición de Terea).
g)    La salida o resultado de una actividad constituye directamente el elemento de entrada de la siguiente actividad. Este resultado o salida no es un sub producto, ya que un sub producto va a un cliente final.
h)   Una Actividad representa un todo en sí misma, y abarca uno o varios 
       trabajos y realiza una Operación.
i)    La salida de una actividad se llama “resultado” y va siempre a un cliente 
      interno.
j)    El resultado o salida de un proceso se llama “producto” y va a un cliente 
       externo.
k)   Permite establecer divisiones internas dentro de la empresa u 
      organización(Departamentos).
l)   A cada actividad, fase o etapa se le asigna un nombre que permita    
     identificar el conjunto de operaciones y tareas que ahí se realizan. (Finanzas, 
     Ventas, Planificación, Logística, Compras, Ensamblaje, Empaque, Almacén)
m)  La Actividad está asociada a un resultado parcial. Una actividad no es un sub proceso. El resultado final o realización del producto se asocia al proceso como un todo, a la sumatoria de los resultados de cada actividad.
n)  Las Actividades según la Cadena de Valor de Porter se clasifican en 
      primarias (Costos directos) y de apoyo o de soporte (Costos indirectos).
o)  Las actividades deben ser realizadas en secuencia y deben agregar valor.
p) Cada actividad, etapa, fase, o paquetes de trabajo con su operación 
     representa un hito dentro del proceso de producción.
q)  Las personas en las estaciones o puestos de trabajo realizan el trabajo.

5.5Tareas de un proceso de producción:
“Trabajo predominantemente manual y repetitivo que debe hacerse en un tiempo limitado para completar las operaciones de una actividad”.

5.6.  Características:
a) Las tareas se describen en los “instructivos” y especifican paso a paso la 
    forma de realizarlos.
b) Las tareas, a diferencia del Proceso, Actividad y Procedimientos no se 
    pueden descomponer ya que es la unidad más elemental de un proceso.
c) Un proceso como un todo se divide en actividades como un todo y que se describen en un Manual de Operaciones, dentro del cual se realizan trabajos descritos en procedimientos y estos contienen las tareas que son descritos en instructivos, pero las tareas no se pueden dividir, ya que son la última división en la escala de trabajos.
d)  Las tareas son las que menos requisitos de formación y experiencia 
     requieren para su ejecución. 

Gráfica 1
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Diagrama de un proceso para la realización del producto de la unidad de negocios.
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Econ. Freddy E. Riera L
Maracaibo,
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