jueves, 23 de julio de 2015

EL COMITÉ DE SELECCIÓN DE MATERIALES


Autor:
Econ. Freddy E. Riera L.
Especialista en logística de abastecimiento
Miembro de número
Según Certificado N° 001 CEL
Comunidad de Expertos en Logística
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1- CONCEPTO.
El Comité de Selección de Materiales (CSM) es un cuerpo multidisciplinario compuesto por especialistas de las unidades de Ingeniería, Mantenimiento, Operaciones y Materiales, que se reúnen periódicamente con el fin de optimizar el Catalogo Maestro de Materiales (CMM) y el nivel de existencias del inventario MRO.

2. PROPÓSITO GENERAL DEL CSM.
El propósito general del CSM es estar seguros que los artículos que forman parte del inventario para mantenimiento ordinario (MRO)  son los que realmente se necesitan y que además el nivel de existencias sea el óptimo, sin excedentes, sin obsolescencia.

3. JUSTIFICACIÓN.
El inventario de materiales MRO representa una porción importante del activo circulante de la empresa. Es capital inmovilizado que no produce rédito mientras permanece en los estantes del almacén. Mientras más rápido se incorpore a la operación y a la producción, más rápido se completa el giro contable y se recupera la inversión. Las existencias están expuestas a riesgos de pérdidas por causas diversas y además exigen grandes inversiones en activos fijos para su custodia y manejo. Por tanto es imperativo realizar esfuerzos para optimizar el empleo de capital en inventarios. ¿Cuál es la tasa de retorno (TIR) que tiene el monto de las existencias MRO?
Este cálculo debería ser una condición para aprobar, que un artículo determinado, forme parte del Inventario de Materiales Selectos MRO.
Incluso, para cada nuevo artículo que se solicite sea incorporado al inventario rotativo MRO,  se debe hacer un cálculo de la demanda anual y el monto que ello representa, más el monto que se quedará en inventarios al cierre de cada año, ya que esto afecta el flujo de caja y el estado de ganancias y pérdidas.
Otro asunto importante es evitar tener un inventario MRO con más renglones que no necesitamos, que aquellos que realmente necesitamos. Este indicador es muy útil ya que nos permite conocer el nivel de utilización del inventario. Se puede calcular obteniendo del sistema, el dato de cuantos renglones del inventario presentaron “salidas” o “demandas” efectivas, y compararlo  con el total de ítems registrados en MRO. Se debe excluir de este cálculo a los ítems de aseguramiento, sin uso futuro y no re ordenables. El índice obtenido le dará una idea cierta sobre la utilidad de su inventario. El nivel de aceptación lo fijará usted según el tipo de actividad que se realice y su expectativa sobre el mismo.

En resumen, es un cuerpo de especialistas que velan por identificar y eliminar el desperdicio del inventario y va muy en línea con la filosofía de “Lean Manufacturing”.

4- OBJETIVOS.
Los objetivos del CSM son los siguientes:
a) Seleccionar artículos que formarán parte del CMM.
b) Estandarizar calidad de los suministros generales.
c) Fijar Política de Inventarios de reposición para cada artículo del inventario.
d) Identificar artículos “Sin Uso Futuro” y “No Re ordenables”.
e) Validar especificaciones técnicas del CMM.
f)  Evaluar la Tasa Interna de Retorno de cada ítem. (Impacto de no tenerlo vs el costo de tenerlo).

5- ¿CÓMO FUNCIONA ESTE COMITÉ?

5.1. Integrantes.
El Presidente de este Comité es el Gerente General de la Unidad de Negocios.
Está conformado por un representante del departamento técnico o ingeniería, un representante de mantenimiento, uno de operaciones de la planta respectiva y un representante del departamento de materiales o de logística. Es coordinado por el Gerente de la unidad de Materiales.
Se pueden crear también “Sub Comités de Selección” por familias de materiales. Por ejemplo, el Sub Comité de Selección para artículos de protección personal, otro para rodamientos, correas, lubricantes, químicos, repuestos, etc. etc.
La composición de estos sub comités, es un reflejo del comité central con integrantes más cercanos a las operaciones.

5.2. El programa de trabajo.
El Comité central elabora un cronograma de revisiones del inventario comenzando por los repuestos y luego según el nivel de criticidad, se revisará el resto de los grupos de artículos.

5.3 ¿Qué cosas verifica este comité?
a) Especificaciones técnicas. Verificar que la calidad no sea ni más ni menos que la necesaria. En todo caso, según requerimientos del fabricante o licenciante.
b) Unidad de medida de compra, almacenaje y despacho.
c) Definición plantilla de catalogación. (Guía de como especificar la descripción)
d) Aplicar criterios para estandarizar, donde existan varias marcas de un mismo producto. Ejemplo: varias marcas para un mismo tipo de rodamiento. Se debe seleccionar una sola marca.
e) Uso futuro de cada ítem. Validar si cada ítem merece estar en el MRO. Puede ser que sea más conveniente comprar un artículo vía cargo directo, que mantener existencias inmovilizadas con demanda aleatoria.
f) Validación parámetros de re ordenamiento. Deben definir si la estrategia de planificación será continua  o deterministica. Si es de reposición continua, deben estimar ciertos parámetros como demanda anual, tiempo de entrega,  mínimo, máximo, nivel de re abastecimiento, inventario de seguridad, tamaño de lote, modelo de reposición y nivel de reabastecimiento por cada lote y otros datos.
g) Especificar condiciones de empaque,  preservación y almacenamiento.
h) Validar condición de los artículos de aseguramiento.
i) TIR, rotación (ABC), monto del inventario, ajustes de cantidad y otros.

5.4. Reportes.
Los informes de resultados producto de las revisiones que realiza cada equipo de trabajo deben estar focalizados en el objetivo primordial, consistente en optimizar los inventarios mediante la  identificación  y eliminación del desperdicio, Reducir gastos, generar ahorros y aumentar flujo de caja. Velar porque el inventario sea efectivo y eficaz.
Así que estos Comités deben esforzarse por mantener un inventario MRO esbelto, sin renglones innecesario pero que a la vez, no pongan en riesgo las operaciones seguras, ecológicas de la unidad de producción.

6. RESUMEN.
Sobre estos Comités recae una gran responsabilidad, ya que de ellos depende lo abultado o esbelto que sea el inventario MRO.
El CSM viene siendo como un jardinero que ha seleccionado la variedad de flora de un jardín, que constantemente está limpiando la maleza, quitando el monte, las plagas  y que vigila su crecimiento podándolo y renovándolo periódicamente  para evitar que las plantas crezcan espontáneamente sin control hasta que se forma un bosque impenetrable.

El CSM es considerado un buena práctica y además es la herramienta perfecta para controlar el inventario MRO.

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Freddy Riera
Maracaibo-Venezuela
0414-631.33.71

domingo, 19 de julio de 2015

OBSOLESCENCIA EN INVENTARIOS MRO

Autor:
Econ. Freddy E. Riera L.
Consultor en logística de abastecimiento.
Miembro de Número
Según certificado N° 001
Comunidad de Expertos en Logística
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I. CONCEPTO.
1- Material obsoleto.
Es obsoleto todo artículo catalogado, con existencia en  inventario, que no presenta movimientos o, a los que no se les prevé uso futuro.
2- Material Sin movimiento.
Es todo artículo catalogado, con existencia en inventario que no ha presentado entradas por compras, salidas o transferencias durante un periodo establecido por la empresa. (Se excluyen devoluciones y ajustes).
3- Material sin uso futuro.
Se aplica generalmente a repuestos que no tendrán uso futuro debido a que los equipos están fuera de servicio por deterioro o cambio de modelo o tecnología.

II. ANÁLISIS.
¿Cuál es el propósito de ocuparse de estos artículos?

Ocuparse de los artículos sin movimiento y de aquellos que no tienen uso futuro, tiene una importancia muy similar a ocuparse de  los artículos que tienen rotación.

Lo ideal es mantener inventarios con artículos de alta rotación, sobre todo cuando el fin es crematístico. También es importante ocuparse de la obsolescencia  en inventarios como el MRO, MXO y MPO, donde por la naturaleza de los mismos, se presenta con mayor proporción.

Recordemos que las existencias son una representación del dinero que se ha convertido en bienes, y el inventario es una representación del banco o entidad que se encarga de su custodia y administración.
El inventario son los registros, los datos,  la cuenta,  y las existencias son los bienes, los artículos.
De la cuenta de banco ha salido dinero que  convertimos en bienes y luego  estos ingresan en la cuenta de inventarios. Así que ahora, el banco lo tenemos en nuestro almacén, solo que no tenemos papel moneda, sino que ahora tenemos bienes.
Un inventario sano, es aquel conformado por artículos con la rotación más alta posible.
Entonces es importante establecer políticas que nos permitan administrar esa clase de artículos que caen en baja rotación con el fin de garantizar la supervivencia de la unidad de negocios.   
Una buena práctica en la administración de inventarios consiste en mantener vigilancia constante sobre la rotación de las existencias.
Las empresas que prestan servicios contables pueden suministrar Índices de Rotación de Inventarios según el ramo comercial y con esa información se puede hacer una comparación entre el Índice de rotación de su empresa con el Índice del resto de las empresas del mismo sector o ramo.

En tal sentido, todo artículo que no tiene  rotación, es dinero inmovilizado, y además  es susceptible de deterioro y eventualmente se puede traducir en pérdida, afectando directamente las utilidades del negocio.

En un inventario con fines crematísticos la recuperación de la inversión se obtiene mediante una venta. En un inventario del tipo MRO, MXO o MPO, la recuperación se consigue mediante las salidas de almacén,  hasta la unidad de producción, ya que se incorporan al proceso productivo, formando parte del costo de producción, el cual se recuperará mediante las ventas del producto final.

Entonces, tomado en consideración lo antes expuesto, es crucial prestar atención a las siguientes fuentes de pérdidas de existencias o desmedros:

    1-Baja rotación (Sin movimiento)
    2-Merma (Disminución de volúmenes)
    3-Obsolescencia (Cambios tecnológicos)
    4-Faltantes (Robos, Hurtos)
    5-Daños (vencimiento, roturas, manipulación)

Fijando políticas adecuadas para la identificación temprana de estas situaciones, y el establecimiento de procedimientos contables y  administrativos para un control eficiente, se puede  optimizar el empleo de capital en inventarios.

Ahora bien, en esta entrega, nos ocuparemos de la obsolescencia en inventarios para mantenimiento, o sea, del tipo MRO, MXO y MPO, de cómo  identificarla, como tratarla y como recuperar el dinero inmovilizado.

¿Cómo recuperar las pérdidas de existencia por obsolescencia desde el punto de vista contable?

III. RECUPERACIÓN  DE  PÉRDIDAS  POR  OBSOLESCENCIA  MRO.
1. ESTABLECER  UNA  PREVISIÓN.
En algunos países se utilizan dos clases de “reservas” o apartados de recursos monetarios para enfrentar compromisos a futuro. Una para compromisos ciertos u obligaciones que se espera satisfacer dentro de un período de tiempo a la cual llaman “provisión”, como por ejemplo las utilidades a repartir a empleados. En este caso, la reserva o apartado es real, se trata de dinero contante y sonante,  y otra clase de reservas para prever perdidas con base en estimaciones, cuya realización no estamos seguros de cuál será el monto definitivo, como por ejemplo la cuentas incobrables o cuando suponemos que algún bien de la empresa va a perder valor, a la cual se le llama “previsión”. Simplemente es un número, un dato. Esta última se registra como gasto si realmente llega a producirse, pero si por el contrario no llega a producirse, no se registra como gasto.

Entonces para el caso de inventario obsoleto, se aplicara el criterio de “previsión”.

1.1. Previsión:
Cuenta de pasivo donde se registra  una cantidad estimada de recursos como un gasto para estar preparados por si realmente se produjese un desmedro o pérdida de existencias.

1.1.1.     Análisis.
Los inventarios son activos circulantes, y a diferencia de los activos fijos, no se deprecian. Cada artículo en inventario tiene un valor monetario el cual puede cambiar por efectos del método de valoración, pero no pierde valor de la misma forma que lo hace un activo fijo, al cual se le establece una “provisión” o depreciación anual por el tiempo de vida útil del activo.

Entonces, el giro de los bienes en inventario se obtiene mediante la venta o salidas. Esto es para los artículos con movimiento. Ahora, como hacemos con aquellos que no se mueven, con los artículos robados, o que se dañan?
Pues, simplemente se crea una reserva o una previsión.
Incluso, se pueden crear varias cuentas de previsión. Una para los faltantes,  merma y hurto y otra para obsolescencia.
Para el caso de la obsolescencia, será aceptado el registro contable de “pérdida”, siempre y cuando se cumpla con la destrucción o desguace, o si se produce una venta, ya que de esta forma, lo que antes fue una estimación registrada como “reserva” o “previsión”, ahora se está realizando una afectación real del activo, según el valor en libros.
La “previsión” permite completar el giro de los activos que no se mueven, ya que este se registra como en gasto incorporado al costo de producción que de hecho forma parte del precio de venta del producto final, y al producirse una venta se completa el giro. Es así como se recupera el costo de la obsolescencia.

2. CÓMO ESTIMAR LA PREVISIÓN POR OBSOLESCENCIA MRO.
2.1. Indicador de uso.
Para el inventario tipo MRO se puede aplicar el siguiente esquema basado en “tiempo sin movimiento” de cada artículo. Para ello es necesario asignar un campo de un caracter dentro de la data  de inventario de mercancías o materiales del sistema administrativo, donde se pueda clasificar a cada ítem con los siguientes indicadores:
(F)  Uso frecuente (MRO)
(A)  Aseguramiento (MRO)
(E)  Uso específico (MXO Y MPO)
(N)  No re ordenables (MRO)
(S)  Sin uso futuro (MRO)

2.2. Estimación de la “reserva” o “previsión” por tiempo sin movimiento.
Para calcular el monto de la reserva o previsión por obsolescencia para cada clase según el esquema anterior se establece un porcentaje que se aplica al valor de las existencias agrupadas por tiempo sin movimiento tal y como se expone seguidamente:
2.2.1. Uso frecuente.
Materiales MRO (Sumi, Repu, Quim, Tubu)
0  -12 meses sin movimiento:    0% valor en libros
12-24 meses sin movimiento:   10% valor en libros
24-36 meses sin movimiento:   30% valor en libros
36-48 meses sin movimiento:   50% valor en libros
>   48 meses sin movimiento: 100% valor en libros
Se elabora un query o un programa que realice esos cálculos y así podremos identificar con detalle cuales son los artículos que no se mueven. Este reporte mostrará cuales artículos no se movieron en un año, en dos, tres, cuatro, cinco y más de  cinco años. Luego se aplica el porcentaje al valor total en libros de cada segmento y así tendremos un valor de referencia para estimar la ”previsión por obsolescencia” correspondiente a los artículos de “Uso frecuente” .
Como verán, todo  artículo de “Uso frecuente” con más de cinco años sin movimiento, obviamente debe ser declarado “Sin uso futuro”. Para ello es necesario llevar esta lista de artículos ante el “Comité de Selección de Materiales” para que los analicen y certifique que en verdad no tienen uso futuro. Una vez declarados “sin uso futuro”, se procederá a transferirlos desde  el depósito lógico y físico MRO al depósito lógico y físico de “Materiales de baja rotación”. De esta forma se separan los artículos que no rotan, y se prepara el camino hacia la desincorporación de inventarios, aplicando la “reserva” o “previsión” disponible.   
2.2.2. Aseguramiento.
Los artículos del inventario MRO con el indicador de uso “A” (Aseguramiento) quedan excluidos de este procedimiento, ya que por su naturaleza, se espera que no roten. Estos artículos permanecerán en cuentas de inventario hasta que llegue el día de su uso. Pienso que esta clase de artículos, por el alto costo que tienen deberían tener un tratamiento contable similar a los activos llamados “movibles”. Pero esta es una discusión que corresponde a los especialistas que tienen influencia en las normas NIC y NIF.
2.2.3. Uso específico.
Son los materiales comprados para ser utilizados en Mantenimiento Extraordinario (MXO) o para Proyectos Operacionales (MPO).
Estos artículos no se reponen de forma ordinaria. Aquellos artículos que no fueron empleados en los trabajos de mantenimiento extraordinario o en proyectos de ampliación se consideran “SOBRANTES”, condición que adquieren automáticamente después del cierre contable de cada trabajo.
Todo artículo MXO y MPO es por definición “no re ordenables”. Así que, el método de cálculo para establecer la “previsión por obsolescencia” recae en aquellos declarados como “sobrantes”.  Puede que tenga “uso futuro” en algún otro trabajo que estén por realizar, pero es un supuesto con mucha incertidumbre.
Para estos artículos se establece el siguiente esquema de cálculo para la “previsión por obsolescencia”:
0  -12 meses sin movimiento:     0% valor en libros
12-24 meses sin movimiento:     0% valor en libros
24-36 meses sin movimiento:     0% valor en libros
36-48 meses sin movimiento: 100% valor en libros
>   48 meses sin movimiento: 100% valor en libros
Este esquema se justifica porque el acopio de materiales para paradas y proyectos puede demorar hasta tres años, ya que hay partes que requieren fabricación con largos períodos de entrega. No se establece porcentaje para los primeros tres años porque se estima que serán utilizados en ese lapso. A partir del cuarto año en existencias sin movimiento y que además sean sobrantes se le aplica el 100% de su valor en libros y se establece una “previsión” para que sean desincorporados en el próximo ejercicio contable.
2.2.4. MRO No re ordenables.
Cualquier artículo del inventario MRO  puede ser susceptible de ser clasificado con el atributo de “no re ordenable”. En un proceso de selección y estandarización de marcas, modelos y de calidad, muchos artículos de MRO pueden ser declarados como “no re ordenables”. En este caso, se hará lo posible por consumir la existencia disponible hasta que se agoten y en su lugar se re ordenará el sustituto. Pero de no ser posible, lo mejor es desincorporarlos.
Para estos artículos se establece el siguiente esquema de cálculo para la “previsión por obsolescencia”:
0  -12 meses sin movimiento: 100% valor en libros
12-24 meses sin movimiento: 100% valor en libros
24-36 meses sin movimiento: 100% valor en libros
36-48 meses sin movimiento: 100% valor en libros
>   48 meses sin movimiento: 100% valor en libros
Todo artículo de inventarios que sea aplicado con 100% de su valor en libros para el estimado de la “previsión por obsolescencia”, es candidato firma par ser transferido desde el inventario MRO al inventario de artículos de “baja rotación”.
2.2.5. Sin uso futuro.
Condición que también se aplica a los artículos del inventario MRO y se diferencia de los “no re ordenables” porque esta condición se deriva de cambios tecnológicos y aplica fundamentalmente a repuestos, partes y componentes de equipos. No a consecuencia de un proceso de selección y estandarización de variedad de marcas, como podría ocurrir con rodamientos, correas, aceites, sellos, electricidad, instrumentos, etc., si nó mas bien producto de cambios en las tecnologías de producción.
Se tiende a confundir esta categoría con los no re ordenables, pero el origen y la causa son diferentes, por eso se establece la diferenciación para efectos de trazabilidad y control. Al igual que los “no re ordenables” se necesita que el “Comité de selección de materiales” analice estos artículos y que produzcan una recomendación justificada para su desincorporación.
Para estos artículos se establece el siguiente esquema de cálculo para la “previsión por obsolescencia”:
0  -12 meses sin movimiento: 100% valor en libros
12-24 meses sin movimiento: 100% valor en libros
24-36 meses sin movimiento: 100% valor en libros
36-48 meses sin movimiento: 100% valor en libros
>   48 meses sin movimiento: 100% valor en libros
La lista detallada de estos artículos, así como su valor en libros formaran parte del monto estimado para crear una reserva o previsión por obsolescencia, y estos artículos son firmes candidatos a ser transferidos al depósito de baja rotación.

3. CREAR  DEPÓSITOS  LÓGICOS  Y  FÍSICOS  PARA ARTÍCULOS  DE  BAJA ROTACIÓN.
El siguiente paso, después de haber completado la tarea de identificar los artículos de baja rotación y de haber creado una reserva o previsión para obsolescencia, es hacer una “segregación”. Es decir, constatar que existen  físicamente y luego trasladarlos hasta un recinto o depósito para artículos de “baja rotación”.
¿Cuáles artículos deben ser segregados?
Aquellos que contribuyeron con el 100% de su valor en libros para la formación de la “previsión para obsolescencia”.
Una vez trasladados hasta su nueva ubicación, están listos para el siguiente paso que consiste en su desincorporación de libros.
Las transferencias, o las transacciones en el sistema desde el depósito de origen hasta el depósito de baja rotación se realizarán  cumpliendo con los trámites administrativos definidos en los manuales de normas y procedimientos, así como los establecidos por las normas contables.
Todo artículo registrado en este inventario de baja rotación será objeto de una desincorporación de activos y deben estar claramente identificados, segregados o apartados.  
4. DESINCORPORACIÓN.
Antes de proceder con la desincorporación se recomienda identificar cuales artículos podrán ser ofrecidos en venta a terceros y cuales son susceptibles de chatarreo o desguace, ya que al solicitar autorización ante las autoridades correspondientes según las leyes y normas vigentes, se debe indicar previamente el destino final que tendrán.
Para los artículos a los cuales se les ha solicitado venta, se establecerá previamente un número de veces que serán ofrecidos a terceros, y aquellos no vendidos se destruirán.
El desguace y la venta de obsolescencia, son actividades que deben asumir los responsables de la unidad de almacenamiento y representan fuentes de ingreso adicionales para la empresa y permite transformar a estas unidades en centros de ganancias.
Una vez obtenida la autorización de desincorporación se procederá a la eliminación de las existencias de los libros contables mediante una transacción especial que dejara evidencias del tipo de movimiento, entonces se dispondrá de un registro de datos con materiales pero con valor simbólico de una unidad monetaria, ya que los sistemas no admiten el cero como valor de existencias.
Mediante este procedimiento, estamos transformando un problema en una oportunidad para que la unidad de almacén contribuya con el flujo de caja de la empresa y deje de ser una unidad de gastos. Incluso, se han dado casos donde el volumen de ventas de chatarra y material obsoleto es de tal magnitud que permiten cubrir los costos de la gestión logística.

Econ. Freddy E. Riera L.
Maracaibo-Venezuela
0414-631.33.71

sábado, 11 de julio de 2015

COMO IMPACTA EL TIPO DE MANTENIMIENTO EN EL NIVEL DE INVENTARIO MRO.

Autor:
Econ. Freddy E. Riera L.
Consultor en logística de abastecimiento
Miembro de Número
Según Certificado N° 001
Comunidad de Expertos en Logística
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I- Mantenimiento Correctivo y el  Inventario MRO
Las Unidades de Mantenimiento de cualquier industria, necesitan de un inventario MRO a mano que sea suficiente para realizar las reparaciones de cualquier avería que se presente durante las operaciones de producción.

A esta clase de reparaciones se le conoce como “Mantenimiento Correctivo”.
El mantenimiento correctivo es totalmente aleatorio. Esto quiere decir que la gente de esta unidad, al igual que en un departamento de bomberos, debe permanecer prevenido para atender cualquier desperfecto a cualquier hora.
El mantenimiento correctivo se aplica después que la falla o el daño se ha hecho presente.

Ahora bien, en industrias que manejan procesos de producción  complejos donde se requiere una extensa variedad de artículos, les resulta sumamente oneroso mantener existencias para Mantenimiento, Reparación y Operación que garanticen 100% de disponibilidad  en el momento que surja cualquier necesidad.

Este modelo de mantenimiento es efectivo pero no eficiente. Resulta sumamente costosa, ya que los problemas se resuelven con paños calientes en la mayoría de las situaciones. Los pequeños problemas  se acumulan hasta que se presentan situaciones realmente graves,  provocando accidentes,  paradas de planta, desembocando en  eventos que exigen acciones con carácter de emergencia, lo cual implica más desembolsos y mayores pérdidas, ya que las existencias a mano del inventario MRO no está diseñado para atender reparaciones mayores.

Cuando las necesidades de materiales para hacer reparaciones menores se producen de forma aleatoria,  se necesita disponer de un gigantesco arsenal de insumos, ya que no se conoce QUE artículo será requerido, ni CUANDO, ni CUANTO. Este comportamiento aleatorio de la demanda obliga a los responsables de mantener las existencias de materiales, a crear inventarios de reserva o de seguridad para cada ítem, para poder responder adecuadamente a los requerimientos que se pueden presentar durante el periodo de reposición de las existencias.  Estos inventarios de reserva o de seguridad sirven para evitar el agotamiento de las existencias, permiten que los trabajos de reparación no se detengan y la planta re establezca su operación normal lo antes posible.

Este modelo de trabajo (Mantenimiento correctivo) resulta muy costoso, ya que exige inversiones cuantiosas para crear esas reservas o inventarios de seguridad.
Un inventario de seguridad para cada ítem puede incrementar el monto del inventario total hasta en un 70%, inmovilizando cuantiosas sumas de capital de trabajo. Por tanto se hace necesario implementar otros esquemas de trabajo para afrontar el mantenimiento de la planta de forma que resulte más económico.

Otra razón importante para implementar formas de mantenimiento diferentes al “correctivo” es la de evitar “accidentes”. Estos accidentes en muchos casos producen, además de pérdidas materiales, pérdidas humanas, y se ha demostrado en muchos casos, que estos se producen por ausencia total de mantenimiento  o fallas en el mismo.
El Mantenimiento Correctivo por sí solo no evita accidentes, ni evita paradas imprevistas de equipos. Puede que los retarde, pero no los evita.

II- Mantenimiento Predictivo y Preventivo y el Inventario MRO.
Por esta razón se creó el  “Mantenimiento Predictivo” y el “Mantenimiento Preventivo”.
El Mantenimiento Predictivo se realiza mediante un programa de inspección a los equipos de la unidad de producción por parte de especialistas quienes practican diversas pruebas  técnicas y producen un diagnóstico temprano sobre el estado general de la maquinaria, que servirá de base al Departamento de Mantenimiento para intervenir o no, según las recomendaciones

El Mantenimiento Preventivo tiene por objeto asegurar la fiabilidad de los equipos y su infraestructura, así como la continuidad de las operaciones de producción de forma segura.  
El Mantenimiento Preventivo se realiza en condiciones de funcionamiento de los equipos, a diferencia del correctivo que se aplica cuando los equipos ya están dañados.
Otro objetivo del preventivo es evitar las consecuencias de fallos del equipo, logrando prevenir las incidencias antes de que estas ocurran.
Las tareas de mantenimiento preventivo incluyen acciones como cambio de piezas desgastadas, cambios de aceites y lubricantes, etc.


III- Impacto del tipo de mantenimiento en niveles de inventario.
El Mantenimiento Predictivo y Preventivo permiten realizar programas para  los trabajos de reparaciones que son necesarios para evitar paradas no programadas de equipos y plantas.

Los programas de mantenimiento predictivo y preventivo confieren mayor fiabilidad operacional y por tanto permiten que la parada de planta se pueda planificar.

Esto se traduce en que los requerimientos de materiales para  mantenimiento ordinario sean planificados.  Esto reduce enormemente la condición de aleatoriedad de la demanda de las existencias MRO.

Es recomendable que se conformen equipos o “Comités de Selección de Materiales” multidisciplinarios donde participen especialistas de los departamentos técnicos, ingeniería, mantenimiento y materiales para que hagan revisiones de los materiales catalogados y definan, entre otras cosas,  cuales ítems tendrán “Demanda Deterministica”.

Esto es de suma importancia ya que al cambiar el parámetro de demanda aleatoria a deterministica se está modificando la “Política de Inventarios”  o de reposición de existencias.

Entonces, todo ítem del inventario que forme parte de las listas de materiales o del “BOM” (Bill of material), a ser requeridos en un programa de mantenimiento preventivo es susceptible de que su demanda sea deterministica, ya que se conocen con antelación las tres variables que caracterizan a los ítems con demanda aleatoria: EL QUE, CUANTO Y CUANDO.  

Es muy obvio que a mejores programas de mantenimiento predictivo y preventivo, menores niveles de inventario serán necesarios.
Esto es muy simple, ya que solo se ordenaran las cantidades exactas de unos pocos ítems que serán requeridos en un momento dado. 

El efecto que este cambio de “política de re abastecimiento”, tendrá sobre el nivel del inventario en términos monetarios es muy importante.

Cuando hay grandes cantidades de existencias de materiales a mano, se ocultan los problemas que ocurren en el departamento de mantenimiento.
Si de repente se reducen drásticamente los niveles de existencias de materiales, surgirán problemas en las operaciones y  lo más seguro es que el departamento de mantenimiento culpara al departamento de materiales. Esta situación permitirá que afloren los verdaderos problemas. Las miradas deben ser orientadas  a mejorar los programas de mantenimiento.


IV- Inventario MRO efectivo y eficiente.
Así que, una tarea que tienen los Gerentes de Materiales y de Mantenimiento con el propósito de impactar positivamente el flujo de Caja de la empresa,  es reducir progresivamente la cantidad de ítems en el inventario MRO con demanda aleatoria.
Un índice, al cual podríamos llamar Nivel de Sanidad del Inventario MRO se podría implementar relacionando la porción  de Items con demanda aleatoria y deterministica Vs Total de Items .
A mayor cantidad de ítems con demanda deterministica en MRO, mayor la efectividad, mayor la eficiencia y mayor el impacto en el flujo de caja y en los resultados de estados de ganancias y pérdidas.

Espero que los temas aquí presentados deje en ustedes muchas inquietudes e ideas a desarrollar.

Freddy Riera
Maracaibo-Venezuela
0414-631.33.71

jueves, 9 de julio de 2015

INVENTARIO PARA PROYECTOS

Autor:
Econ. Freddy E. Riera L.
Consultor en Logística de Abastecimiento
Miembro de Número
Según certificado N° 001
Comunidad de Expertos en Logística
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I-Introducción.
El inventario para proyectos. Conocidos también como “Inventario MPO”.
MPO significa “Materiales para Proyectos Operacionales”.
Cuando la empresa decide realizar una ampliación en la capacidad de producción existente, o decide construir una nueva planta, necesitará invertir capital para llevar adelante las tareas de construcción.
Eso significa en términos contables que se incrementará el monto de las inversiones en activos fijos.
Todo el dinero que se invierta en esta ampliación, debe ser cargado a una cuenta de proyectos y una vez concluidos los trabajos de construcción y la nueva planta haya entrado en operación, entonces se realizarán las contabilizaciones y el proceso de capitalización.
En cuanto a los equipos, accesorios, repuestos, suministros e insumos que se requieran para la ejecución y puesta en operación de esta nueva instalación, se compraran usando un centro de costo para proyectos y una vez recibidos se registran en una cuenta de inventarios para proyectos, se almacenarán en un depósito aparte y separado de los materiales MRO y MXO.
Es una buena práctica, que antes de salir a solicitar precios a terceros  de suministros generales del tipo MRO o materiales del tipo MXO, se haga una revisión previa de los materiales en condición de “Excedentes” en MRO y de “Sobrantes” en MXO y MPO.  
De esta forma se estará contribuyendo con la generación de flujo de caja mediante ahorros por desembolsos, al utilizar materiales con bajo valor.
II-Características de los materiales del inventario MPO.
1-Valoración del inventario.
Los materiales comprados para Proyectos Operacionales tienen un tratamiento muy particular, en cuanto al método de valoración en la cuenta de inventarios.
Mientras el proyecto está en ejecución, el valor de los bienes registrados en la cuenta de inventarios es igual al de compra.
Aquí no se aplica el modelo de valoración promedio, que suele aplicarse a los materiales del inventario MRO.
En esta cuenta, los materiales ingresan con el mismo valor de la orden de compra y con ese mismo valor se cargan a la cuenta del proyecto una vez despachados para ser instalados.
Una vez finalizada la etapa de construcción, se realiza un inventario para ubicar, identificar, determinar y cuantificar el “sobrante”.
El monto de ese “sobrante”, será cargado totalmente a la cuenta del proyecto mediante el procedimiento de capitalización y los materiales físicos sobrantes quedaran en custodia del Departamento de Materiales, con valor “cero virtual”. Hay sistemas que no admiten valor cero (0,00), y en su lugar se registran con valor de 1,00 (uno).
En esta operación de capitalización quedan registros de los precios de cada artículo, solo como una referencia para efectos de desincorporación y venta posterior.
2- Demanda deterministica y no reposición.
En esta clase, la demanda es absolutamente deterministica. Los artículos y las cantidades han sido establecidos con mucho tiempo de anticipación y se conoce donde y cuando serán empleados. Por tanto no habrá reposición.
Se han visto situaciones, que al terminar el proyecto, ciertos repuestos sobrantes se transfieren desde los depósitos de proyectos hasta los depósitos de inventario MRO donde si se les aplicará la política de inventarios que corresponda.
El valor de transferencia será “cero virtual” o “uno”.
3- Codificación no selecta.
La codificación que se asigna a estos artículos es por lo general una que no es la misma que se aplica a los materiales del inventario MRO.
Los materiales del Inventario MRO, son considerados como “Materiales Selectos”, ya que son los que se han seleccionado para ser repuestos continuamente.
Además porque todos ellos fueron escogidos por un “Comité de Materiales Selectos”.
Hoy en día, con la llegada del código de barras, lectores ópticos, el sistema RFID  y otros métodos más eficaces de etiquetado, registro y control, se facilita enormemente la tarea de codificación e identificación de esta clase de artículos. 
4- Los repuestos y la codificación temprana.
Lo ideal es que antes del inicio de los trabajos de construcción, el licenciante de la tecnología provea una lista con las especificaciones técnicas de los equipos, repuestos e insumos.
Estas listas serán la base para que el equipo de Catalogación de Materiales, asigne los códigos a cada parte, con el fin de incluirlos en el Catalogo Maestro de Materiales y en el “Inventario MRO”.
La inclusión en el “Inventario MRO” implica la parametrización de los datos iniciales que permitirán su administración posterior como “artículos reordenables”.
Es usual que el licenciante provea de un lote de repuestos en cantidades suficientes para tres años de operación. Estos repuestos ingresarán con valor uno a cuentas de inventario, y las siguientes reposiciones si ingresaran con valor de compra y se promediaran, según el método de valoración establecido.
Econ. Freddy Riera
Maracaibo-Venezuela
0414-631.33.71