MEJORES PRACTICAS DE COMPRAS Y DESARROLLO DE LAS TRANSACCIONES ELECTRONICAS

Autor:
Gabriel Domingo Irwin A.
Consultor en logística de abastecimiento
Consultor SAP independiente
Miembro de N°
Según certificado N°003
Comunidad de expertos en logística
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I- Introducción

Los procesos asociados a la Cadena de Suministro se ha transformado significativamente en los últimos años, el desarrollo tecnológico y el uso del comercio electrónico utilizando como medio el Internet, está permitiendo el intercambio de información con los proveedores revolucionado las prácticas tradicionales de compras.

El camino hacia ésta transformación es la adopción de las mejores prácticas del negocio apoyándose en las nuevas tecnologías para volver más eficientes y transparentes sus procesos de compra y agilizar sus cadenas de suministro.

De acuerdo a estudios realizados por prestigiosas firmas entre el 2008 y 2009, entre un grupo de 2000 empresas a nivel mundial, donde se incluyen 83% de las empresas clase mundial, hay características relevantes en los procesos de compra.

La focalización hacia la optimización de los costos a través de todo el proceso de la cadena de suministros incluyendo hasta el pago de los proveedores.

Es por ello que presento a continuación un resumen de algunas mejores prácticas actuales y su tendencia.

II- Tendencias actuales

• Simplificación del proceso de compras. Las mejores prácticas de negocio buscan consistentemente simplificar los procesos. Por ejemplo las empresas de clase mundial realizan el 83% de sus compras bajo convenios, contratos o alianzas estratégicas con los mejores proveedores en lugar de activar procesos de licitación con cada nuevo requerimiento.

• Uso de tarjetas de crédito o débito para compras menores a 2,000.00 US $. Las cuales representan el 56% de las compras. El uso de esta práctica elimina la generación de órdenes y cheques para compras menores o la

necesidad de una caja chica, reduciendo significativamente el costo de la gestión.

• La contratación externa de servicios de compra (outsourcing), se ha vuelto más común también entre muchas empresas, especialmente para las compras de aquellos bienes y servicios no estratégicos.

• Automatización de transacciones de compra permite reducir el ciclo del proceso y evitar errores humanos potenciales logrando una reducción importante en los costos por transacción. Por ejemplo empresas que realizan el 60% de sus transacciones de compra vía electrónica tienen un 70% de menor costo por transacción.

• El Empleo de portales de autoservicio permite a múltiples participantes de un proceso de compras acceder a información en línea, por ejemplo un proveedor puede consultar su estado de cuenta, pagos realizados, estado de los pedidos así como nuevos pedidos o solicitudes de cotización o invitaciones a licitaciones.

• Las empresas de clase mundial, trabajan con los proveedores mas confiables, los mejores, empleando 77% menos proveedores que las empresas promedio, y realizando el 80% de sus compras.

• Estandarización de datos, las compañías de clase mundial emplean 100% catálogos consolidados y actualizados electrónicamente por sus proveedores.

• Alineación estratégica de las actividades de compras con los objetivos de la organización. Las mejores prácticas muestran que la actividad de compras, como función crítica y vital para el negocio, es cada día es más alineada y considerada como un elemento estratégico de competitividad.

• Las empresas clase mundial enfocan las actividades del área de compras a los objetivos de la organización, identificando áreas de compras estratégicas, crean equipos multidisciplinarios para soportar todas las actividades de compra incluyendo la negociación, evaluación y desarrollo de nuevos proveedores.

• La tendencia es cada vez mayor a desarrollar cadenas de suministro, realizando verdaderas integraciones verticales con fabricantes, involucrando en las negociaciones a los suministradores de las materias primas e insumos.

• Existen programas auspiciados por organismos internacionales, OEA y ONU, para que las compras de los sectores públicos en América latina se integren cada vez más al comercio electrónico mundial. Además de movilizar las prácticas y capacidades del sector público, los nuevos mecanismos buscan también facilitar la participación del sector privado y la sociedad civil en los esfuerzos de cooperación interamericana.

• En muchas regiones del mundo, la modernización de las compras mediante el uso de herramientas de electrónicas ha generado ahorros por una cantidad que oscila entre el 10 y el 30 por ciento del costo total de las mercancías, los servicios y las obras públicas incluyendo gobiernos nacionales, estadales y municipales. Para una economía como la de América Latina, de mediano tamaño, que compra entre US$ 1 y 5 mil millones anuales, esto representa un ahorro mínimo de US$ 100 millones que podrían emplearse en la implementación de programas e iniciativas de desarrollo muy necesarias.

• En países como el Brasil, Chile, México y Perú, las compras del sector público por medio electrónico contribuyen actualmente a reducir los costos, aumentar las oportunidades de desarrollo empresarial y fortalecer la transparencia en los procesos.

• Las lecciones aprendidas en otras regiones del mundo recomiendan que los sectores privados y gubernamentales consideren la posibilidad de hacer el mayor uso posible de mejores prácticas y capacidades ya probadas para las compras en línea con el fin de acelerar la obtención de beneficios y reducir los riesgos.

III- Herramientas utilizadas en la actualidad.

1-Subastas a la inversa

Proceso dinámico de negociación de precios en línea entre proveedores preseleccionados o invitados públicamente. Las subastas inversas (también se conocen como negociaciones electrónicas, o puja por Internet.) gana el lote quien menor precio oferte. Las subastas electrónicas han tenido un crecimiento del 85% desde el año 2001 al año 2008 habiéndose implantado en numerosos sectores productivos: automotriz, energía, aeroespacial, contrataciones públicas.

Características:

• Las condiciones del la subasta no se negocian, están establecidas por el comprador.

• El proceso está centrado en obtener mejores precios para la calidad requerida.

• Los precios pueden ser modificados mientras la subasta esta abierta, los proveedores observan quien esta ofertando el mejor precio, pero desconocen el precio preciso ofertado y pujan por disminuir sus precios originales hasta concluir la hora cierre de la subasta.

La subasta electrónica inversa se ha convertido en uno de los pilares para luchar contra la corrupción, logrando transparencia, eficacia, ahorro y dando un paso más, hacia la consolidación del comercio electrónico global.

2-Soluciones Tecnológicas Aplicadas al Comercio Electrónico.

a) Supplier Selfservice Portal. 

Es un portal en internet, personalizable para cada proveedor, que permite intercambiar información rutinaria en línea y en tiempo real con los proveedores. Información tal como estado de las órdenes de compra, solicitudes de cotización, información sobre niveles de inventarios o estados de pagos, permite su acceso 24 horas al día los 365 días del año, incrementando la productividad del proveedor y de su organización.

b) Supplier Rating System. 

Permite establecer mecanismos formales de evaluación de proveedores. Es un sistema que opera en línea transacción por transacción, que permite compartir de manera interna y externa los resultados sobre la evaluación de proveedores. Basada en una tecnología analítica, permite generar diversos tipos de análisis y comparativos para identificar y notificar en línea cualquier desviación en el desempeño esperado de cada proveedor.

c) eProcurement. 

Es una herramienta que permite automatizar el proceso de compras a través de mercados electrónicos. A través del uso de internet permite a la organización establecer estrategias de comercio electrónico para reducir los costos de compra, automatizando tareas rutinarias y repetitivas y permitiendo al comprador enfocarse en actividades más estratégicas. Permite reducir también el ciclo de compras al conectar directamente al usuario con el proveedor a través de una comunidad electrónica de compra previamente negociada. Puede utilizarse para realizar compras de materiales para inventarios o bien compras de cargo directo a través de comunidades de compra electrónicas especializadas.

3. Recomendaciones para implantación.

• Conformar equipos de trabajo para diseñar y evaluar la implementación de estas mejores prácticas, incluyendo análisis costo beneficio.

• Formar y capacitar previamente a los equipos de trabajo para la selección adecuada de las herramientas o soluciones disponibles en el mercado.

• Factor crítico de éxito seleccionar socios tecnológicos de vanguardia para estas aplicaciones.

• Mantener actualizada toda la plataforma de programas y equipos informáticos, incluyendo las últimas versiones para facilitar la integración de las aplicaciones con los sistemas de información existentes o disponibles.

Articulo elaborado por Gabriel Domingo Irwin A. ,para su publicación en el blog Gerencia de logística .

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