lunes, 22 de marzo de 2010

LA ORGANIZACIÓN DE LOGISTICA

Autor:
Freddy Riera
Especialista Consultor en Logística de Abastecimiento
Miembro de N° Comunidad de Expertos en Logística
Según certificado N°001
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I- Organización o Desorganización.
Las operaciones típicas de la logística de abastecimiento de insumos y materiales que dan apoyo en la generación del producto en el proceso de producción, son operaciones que pueden ser realizadas de forma centralizada y coordinada, reunidas en una organización dedicada, o dichas operaciones pueden estar distribuidas, dispersas en varios departamentos de la unidad de negocios o de producción. 

Puede ser que las operaciones de logística no agrupadas en una organización centralizada se proponga una reducción de costes, pero esa desarticulación y falta de coordinación le resta efectividad ya que las responsabilidades sobre el proceso completo se encuentra repartido.

En empresas pequeñas, las operaciones de logística suelen estar repartidas entre la unidad de Administración, Mantenimiento y Operaciones, donde cada departamento maneja su propio presupuesto y adquieren ellos mismos los insumos que necesitan, pero en empresas grandes donde el volumen de transacciones y la cantidad de renglones de inventario es considerablemente alto, se hace necesario centralizar esas operaciones, ya que las unidades de Operaciones y Mantenimiento no pueden distraer su tiempo realizando actividades y tareas que les desvíen de su objetivo principal.

Dependiendo de la naturaleza del negocio, muchas empresas hoy en día sub contratan todas las operaciones de la logística de abastecimiento y las transfieren a un tercero conviertiendolas en lo que conocemos como "outsourcing". Otras en cambio prefieren mantener el control y se integran con proveedores, clientes y entidades bancarias conformando una "cadena de suministros" (Supply Chain Management), para lo cual emplean software como el ERP que facilitan la integración o enlazamiento de los eslabones de la cadena bajo un mismo ambiente administrativo y operativo.   

II. Responsabilidades de la Gerencia de Logística.
La Gerencia de Logística agrupa los procedimientos, tareas y operaciones para la obtención de insumos de cualquier naturaleza en cualquier parte del mundo (Materias primas, repuestos, suministros generales, equipos, etc), incluyendo el transporte, almacenamiento, preservación y distribución. 

En algunas empresas, también se encarga del almacenamiento, preservación, custodia y distribución de los productos terminados hasta que es entregado al cliente final.

La Gerencia de Logística coordina, administra y controla todos los eslabones de la cadena de suministros internos dentro de la unidad de producción y mas recientemente, de común acuerdo con sus proveedores y clientes, planifica, coordina y controla los eslabones de la cadena de suministros externos.

III- ¿Porqué es mejor centralizar las operaciones de la logística de abastecimiento?
Cuando las operaciones logísticas de una unidad de producción se encuentran dispersas y bajo el control de unidades o departamentos distintos, lo mas probable es que los costos de fuerza hombre sean menores, pero seguramente, los costos totales (incluyendo el de los insumos y materiales) sean mayores. Por ejemplo, en un esquema descentralizado, la frecuencia de compras de bajo monto y por articulos de uso común entre los departamentos, son mayores. Este modelo obliga a que determinados empleados dedicados a labores administrativas específicas, o a trabajos técnicos especializados tengan que ocuparse además de las compras, con lo cual se estaría dando origen a lo que Will Conway llama "retrabajo" y todo retrabajo es considerado un desperdicio y por tanto, mayores  costos. Esta multiplicación de compras por los mismos artículos y por diversos usuarios  aumenta el volumen de transacciones de pago en la unidad de contabilidad, lo que también aumentará el volumen de trabajo en la unidad de pagos, hasta un punto que requerirán mayores recursos y esfuerzos para cumplir con las obligaciones. Otro problema es la ausencia de estandarización en el uso de los materiales, lo cual hará incurrir a la empresa en mayores costos ya que se multiplicarán la variedad de modelos, tipos, marcas y costos. Con este modelo descentralizado se multiplican los depósitos satélites o "tigritos",  que son pequeños almacenes para hacer frente a las compras repetitivas, conllevando por lo general a excesos y despilfarro de recursos monetarios, espacio, equipos y perdidas. El modelo descentralizado carece de coordinación entre las fases o etapas de las diversas operaciones y esto puede provocar mas de las veces una ruptura del stock, y la falta de insumos en la línea de producción, o fallas en la calidad de los mismos,  ocasionan perdidas por producción no realizada.

Cada departamento de la organización o unidad de producción debe ocuparse de lo suyo. Operaciones de Producción a producir, Administración a velar por el patrimonio de la empresa, Ventas a vender. 

Si recargamos a estas unidades con operaciones de logística, entonces  las distraeremos de su objetivo  haciéndolas a todas mas ineficientes.

La Gerencia de Logística centralizada permitirá las siguientes ventajas con impacto positivo en el  flujo de caja:
1.Se elimina el retrabajo y el desperdicio provocado por la anexión de tareas no asociadas al propósito y alcance del puesto de trabajo.
2.Se reducen las compras repetitivas y de bajo monto.
3.Se eliminan los tigritos (Pequeños depósitos de repuestos y suministros generales en cada departamento)
4.Se normaliza y estandariza la calidad de los insumos, repuestos y suministros generales eliminando así la variedad de marcas, modelos y tipos de artículos usados en el día a día.
5.Inventario de insumos acorde con necesidades de producción y venta, reduciendo excedentes, sobrantes, faltantes y obsoletos.
6. Especialización y profesionalización del personal y desarrollo de carrera dentro de la organización.
7.Mayor poder de negociación en la obtención de precios al consolidar requerimientos
8.Control, armonización e integración de todas las fases de la logística de abastecimiento. Un solo responsable, una sola unidad operativa.
9.Empleo optimo de recursos de capital y del presupuesto dedicado a la logística.
10.Permite implantar iniciativas de mejoras de forma integral y mejores prácticas para optimizar resultados. 
11.Las operaciones de logística se pueden transformar en centros de ganancias, cuando generalmente son unidades de gasto.

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Para mayor información sobre este tema, o de otros relacionados con la función logística, puede contactarnos a través de la siguiente dirección de correo electrónico:

gerenciadelogistica@hotmail.com
freddyriera20@gmail.com

Atentamente,
Freddy Riera
Naples, Fl

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